Когато подадете декларация за надлежна проверка в системата на ЕС по силата на EUDR, тази декларация получава референтен номер. Ако не предадете този номер на страната, която впоследствие продължава да търгува с вашия продукт, тази страна не може да се позовава на вашата декларация и може да трябва да проведе отново надлежна проверка сама, със всичкото време и документи, което това предполага. На практика това означава забавяне, допълнителни въпроси от вашия купувач и търговска връзка под натиск.
Референтният номер не е административна подробност, а връзката, чрез която системата на ЕС следи един продукт през верига на хранене. Който по-нататък във веригата продава същия продукт без промяна, може да се позове на декларацията, която вече е подадена, вместо да съставя нова декларация. Ако липсва този номер, тази възможност отпада и тежестта преминава на следващото звено.
Защо номерът е стълба на веригата
Регламентът прави разлика между икономически оператори, които поставят продукт на пазара на ЕС за първи път, и търговци, които го предават по-нататък. Търговци, които нямат статус МСП, трябва по принцип сами да подадат декларация или да се позовават на съществуваща. По-малки търговци могат под определени условия да се позовават на референтния номер на своя доставчик. Без този номер такава позовавка отпада и трябва отделна декларация, докато основните данни за произход и геолокация может да не са при този купувач, а при вас.
Това засяга не само купувача. Ако вашата собствена декларация не се предаде правилно към следващото звено, това може да породи въпроси при проверка по-нататък във веригата, и тези въпроси често все пак стигат до вас, защото сте източникът на данните. Кой желае да научи повече за това как ролите и задълженията във веригата се свързват точно, намира преглед в проверката на роли, която в няколко въпроса показва вашето положение в веригата.
Какво се случва най-често на практика
Най-често нещата се объркват при преноса в рамките на група компании, например между вносител и свързан дистрибутор, когато се приема, че декларацията вече е известна "в компанията". Системата на ЕС обаче работи на база на всяко подаване, не на база на име на компанията. И при смесени партиди, когато една пратка се състои от няколко доставки, не е очевидно кой референтен номер към кой дял принадлежи, а това изисква внимателна администрация по productstroom.
Втора повтаряща се точка е своевременност. Декларация се подава преди продуктът да попадне на пазара или да бъде изнесен, но референтният номер понякога стига до следващото звено едва след доставка, защото не е стандартна част от търговските документи. Кой желае структурно да избегне това, включва номера като постоянна част на фактурирането или папката за доставка, наред с останалите данни, които все пак се пазят. Как такава папка по productstroom изглежда, включително документите, които я придружават, е описано в базата на знания с теми по ситуация.
Какво означава това за вашата собствена администрация
Задължението да пазите данни пет години се отнася не само за самата декларация, но и за кореспонденцията, чрез която сте споделили референтния номер. Имейл или доставна бележка, в която стои номерът, е част от това доказателство. При проверка компетентният орган може да попита как един продукт се е движил през веригата, и липсващо звено в тази верига е по-трудно да се коригира впоследствие, отколкото да се установи правилно предварително.
Законното оценяване на това кой в специфичния ви хранопровод трябва да подаде кой доклад и кога препратката към съществуващ номер е достатъчна, остава при вас и, когато е необходимо, при юрист или надзорния орган. Повече информация за това как eudri.com структурира досиетата и докладите, без да се позиционира като орган, който удостоверява, че продукт е произведен без обезлесяване, можете да прочетете на страницата, която обяснява откъде идва нашата информация.
Ако искате първо да уясните каква е вашата роля и какво задължение е свързано с нея, това е начална точка. Направете безплатната проверка на роля или преглеждайте темите в най-често задаваните въпроси за Регламента за обезлесяване за да видите кой е преходният етап, уместен за вашата ситуация.