Dacă depuneți o declarație de diligență cuvenită conform EUDR în sistemul de informații al UE, acea declarație va primi un număr de referință. Dacă nu transmiteți acel număr părții care comercializează în continuare produsul dumneavoastră, acea parte nu poate invoca declarația dumneavoastră și poate fi obligată să efectueze din nou diligența cuvenită, cu toate documentele și timeframe-urile care se impun. În practică, aceasta înseamnă întârzieri, întrebări suplimentare din partea cumpărătorului și o relație comercială sub presiune.
Numărul de referință nu este un detaliu administrativ, ci veriga cu care sistemul de informații urmărește un produs prin lanț. Oricine mai departe în lanț revinde același produs fără modificări poate face referire la declarația deja depusă, în loc să elaboreze o nouă declarație. Dacă acest număr lipsește, acea posibilitate dispare și sarcina revine verigii următoare.
De ce numărul este pivot-ul lanțului
Regulamentul face distincție între operatorii de piață, care introduc pentru prima dată un produs pe piața UE, și comercianții care îl comercializează în continuare. Comercianții care nu au statut de IMM trebuie în general să depună ei înșiși o declarație sau să facă referire la una existentă. Comercianții mai mici pot, în anumite condiții, să facă referire la numărul de referință al furnizorului lor. Fără acel număr, acea referire dispare și trebuie totuși o declarație separată, în timp ce datele subiacente privind originea și geolocația pot să nu fie la cumpărător ci la dumneavoastră.
Aceasta nu afectează doar cumpărătorul. Dacă propria dumneavoastră declarație nu funcționează corect pentru veriga următoare, aceasta poate genera întrebări într-un control mai departe în lanț, iar acele întrebări ajung adesea la dumneavoastră, pentru că sunteți sursa datelor. Cine dorește să afle mai multe despre modul în care rolurile și obligațiile în lanț se corelează exact, găsește o prezentare generală în verificarea rolului care în câteva întrebări arată poziția dvs. în lanț.
Ce merge greșit în practică
Cel mai adesea, lucrurile merg prost la transferul în cadrul unui grup de companii, de exemplu între un importator și un distribuitor afiliat, atunci când se presupune că declarația este deja cunoscută "în cadrul companiei". Sistemul de informații funcționează însă pe bază de depunere, nu pe bază de nume de companie. De asemenea, în cazul mărcurilor combinate, unde o singură expediție constă din mai multe livrări, nu este evident care număr de referință aparține cărei părți, și aceasta necesită o administrație atentă per flux de produs.
Un al doilea punct recurent este sincronizarea. O declarație se depune înainte ca un produs să ajungă pe piață sau să fie exportat, dar numărul de referință ajunge la veriga următoare uneori abia după livrare, pentru că nu este parte standard a documentelor comerciale. Cine dorește să prevină acest lucru sistematic, include numărul ca parte fixă a facturării sau a dosarului de livrare, alături de celelalte date care sunt deja colectate. Cum arată un asemenea dosar per flux de produs, inclusiv documentele aferente, este descris în baza de cunoștințe cu subiecte pe situație.
Ce înseamnă acest lucru pentru propria dumneavoastră administrație
Obligația de a conserva date pentru cinci ani se aplică nu numai declarației în sine, ci și corespondenței prin care ați partajat numărul de referință. Un e-mail sau o notă de livrare care conține numărul face parte din acea dovadă. Într-un control, autoritatea competentă poate întreba cum s-a deplasat un produs prin lanț, iar o verigă lipsă în acel lanț este mai dificil de corectat după aceea decât de stabilit corect din start.
Evaluarea legală a cui în lanțul dumneavoastră specific trebuie să depună care declarație și când o trimitere la un număr existent este suficientă rămâne responsabilitatea dumneavoastră și, acolo unde este necesar, a unui jurist sau al autorității de supraveghere competente. Mai multe despre modul în care eudri.com structurează dosarele și declarațiile, fără ca noi înșine să declarăm că un produs este deforestare-free, citiți pe pagina care explică de unde provin informațiile noastre.
Dacă doriți mai întâi să clarificați ce rol aveți dumneavoastră și ce obligație o însoțește, atunci acesta este punctul de plecare. Efectuați verificarea gratuită a rolurilor sau navigați prin subiecte în întrebările cele mai frecvente despre EUDR pentru a vedea ce pas este relevant pentru situația dumneavoastră.