Ako prema EUDR-u priložite izjavu o dužnoj pažnji u EU-informatički sustav, ta izjava dobiva referentni broj. Ako taj broj ne proslijedite stranci koja će zatim dalje trgovati vašim proizvodom, ta stranka se ne može pozivati na vašu izjavu i mogla bi trebati sama ponovno provesti dužnu pažnju, sa svom vremenom i dokumentacijom koja je za to potrebna. U praksi to znači kašnjenja, dodatnih pitanja vašeg kupca i trgovačkog odnosa koji biva opterećen.
Referentni broj nije administrativna sitnica, on je poveznica kojom informatički sustav prati proizvod kroz lanac. Tko dalje u lancu isti proizvod bez izmjene dalje proda, može se pozvati na izjavu koja je već priložena, umjesto da sastavlja novu izjavu. Ako taj broj nedostaje, nedostaje i ta mogućnost, te se teret prebacuje na sljedeću poveznicu.
Zašto je broj srž lanca
Uredba razlikuje sudionika tržišta, koji proizvod prvi put stavlja na tržište EU-a, i trgovce koji ga zatim dalje trebaju se pozivati na postojeću. Bez tog broja ta se pozivanja gube, te je potrebna zasebna izjava, dok podaci o podrijetlu i geolokalnoj lokaciji možda nisu dostupni tom kupcu već vama.
To ne pogađa samo kupca. Ako vaša vlastita izjava ne funkcionira kako treba prema sljedećoj poveznici, to može izazvati pitanja tijekom kontrole dalje u lancu, i ta pitanja često dolaze natrag kod vas, jer ste vi izvor podataka. Tko želi više znati o tome kako se uloge i obveze u lancu točno vežu, nalazi pregled u provjerom uloga koja vam u nekoliko pitanja pokazuje vašu poziciju u lancu nabave.
Što se u praksi ide po zlu
Najčešće se ide po zlu pri prijenosu unutar grupe poduzeća, primjerice između uvoznika i povezane distribucije, gdje se pretpostavlja da je izjava 'unutar poduzeća' već poznata. Informatički sustav radi po priloženoj izjavi, a ne prema nazivu poduzeća. Isto tako kod mješanih pošiljki, gdje se jedan dio pošiljke sastoji od više dostava, nije samo po sebi jasno koji referentni broj pripada kojem dijelu, te to zahtijeva skrbnu administraciju po toku proizvoda.
Druga česta točka je vremenski raspored. Izjava se preslika prije nego što se proizvod stavi na tržište ili izvezi, ali referentni broj ponekad dosegne sljedeću poveznicu tek nakon isporuke, jer nije standardni dio trgovačkih dokumenata. Tko to želi strukturalno izbjeći, uključuje broj kao obvezni dio fakturiranja ili dosjea isporuke, uz ostale podatke koji se ionako prate. Kako izgleda takav dosje po toku proizvoda, uključujući dokumente koji pri tome spadaju, opisano je u bazi znanja s temama po situaciji.
Što to znači za vašu vlastitu administraciju
Obaveza čuvanja podataka pet godina ne odnosi se samo na samu izjavu, već i na prepisku u kojoj ste proslijedili referentni broj. Poruka e-maila ili dostavnica u kojoj se broj nalazi dio je tog dokaza. Tijekom kontrole nadležna vlast može pitati kako je proizvod krenuo kroz lanac, a nedostajuća poveznica u tom lancu teže se može ispraviti kasnije nego što se može dobro uspostaviti unaprijed.
Zakonska procjena o tome tko u vašem specifičnom lancu mora podnijeti koju izjavu i kada je dovoljno pozivanje na postojeći broj ostaje vaša odgovornost i, gdje je potrebno, odgovornost pravnika ili nadležnog nadzornog tijela. Više o tome kako eudri.com strukturira dosijee i izjave, bez da sami izjavljujemo da je proizvod oslobođen od krčenja šuma, pročitajte na stranici koja objašnjava odakle dolaze naši podaci.
Ako prvo želite jasno saznati koju ulogu imate i koju obvezu to nosi, to je polazna točka. Odradite besplatan pregled uloga ili pregledajte teme u često postavljana pitanja o EUDR-u kako biste vidjeli koji je korak relevantan za vašu situaciju.