Kun lähetät EUDR:n mukaisen due diligence -ilmoituksen EU-tietojärjestelmään, ilmoitus saa viittenumeron. Jos et välitä tätä numeroa osapuolelle, joka myöhemmin jatkaa tuotteen myyntiä, se osapuoli ei voi vedota ilmoitukseesi ja saattaa joutua suorittamaan itse uudelleen due diligence -tarkastelun kaikella siihen liittyvällä ajalla ja dokumentaatiolla. Käytännössä tämä merkitsee viiveitä, ylimääräisiä kysymyksiä ostajaltasi ja kauppiassuhteelle syntyvää painetta.
Viittenumero ei ole hallinnollinen yksityiskohta, vaan linkki, jonka avulla tietojärjestelmä seuraa tuotetta ketjussa. Ketjun alempana oleva osapuoli, joka myy samaa tuotetta edelleen ilman muutoksia, voi viitata jo lähetettyyn ilmoitukseen sen sijaan, että laativat uuden ilmoituksen. Ilman tätä numeroa mahdollisuus häviää, ja vastuu siirtyy seuraavalle ketjun osapuolelle.
Miksi numero on ketjun kääntöakseli
Asetus erottaa markkinaosapuolet, jotka tuovat tuotteen ensimmäisen kerran EU-markkinoille, sekä kauppiaat, jotka myyvät sitä edelleen. Kauppiaat, joilla ei ole pk-yritysasemaa, joutuvat pääsäännön mukaan itse lähettämään ilmoituksen tai viittaamaan olemassa olevaan. Pienemmät kauppiaat saavat tietyin edellytyksin viitata toimittajansa viittenumeroon. Ilman tätä numeroa viittaus ei ole mahdollinen, ja joudut tekemään erillisen ilmoituksen, vaikka alkuperää ja maantieteellistä sijainnista kertovat tiedot eivät ole ostajalla vaan sinulla.
Tämä ei koske pelkästään ostajaa. Jos oman ilmoituksesi tiedot eivät välity oikein seuraavalle ketjun osapuolelle, se voi herättää kysymyksiä tarkastuksessa ketjun alempana, ja nuo kysymykset usein palaavat sinulle, koska olet tietojen lähde. Ne, jotka haluavat yksityiskohtaisempaa tietoa ketjun roolien ja velvoitteiden vastaavuudesta, löytävät katsauksen roolien tarkistuksella, joka muutamassa kysymyksessä näyttää sinun asemasi ketjussa.
Mitä käytännössä menee pieleen
Useimmin ongelma syntyy siirroissa yritysryhmän sisällä, esimerkiksi maahantuojan ja siihen liittyvän jakelijan välillä, jolloin oletetaan ilmoituksen olevan 'yrityksen sisällä' jo tiedossa. Tietojärjestelmä kuitenkin toimii ilmoituskohtaisesti, ei yrityksen nimen mukaan. Myös sekoitetuissa erissä, joissa yksi lähetys koostuu useista toimituksista, ei ole itsestään selvää, mikä viittenumero kuuluu mihin osaan, ja se edellyttää huolellista hallinnointia tuotevirtaa kohti.
Toinen usein esiintyvä ongelma on ajoitus. Ilmoitus lähetetään ennen tuotteen markkinoille saattamista tai vientiä, mutta viittenumero saavuttaa seuraavan ketjun osapuolen joskus vasta toimituksen jälkeen, koska se ei ole kaupankäyntidokumenttien vakiosa. Jotka haluavat estää tämän järjestelmällisesti, sisällyttävät numeron pysyvöityä osaa laskutukseen tai toimituskansionarvoa muista jo säilytettävistä tiedoista. Mitä sellainen tuotevirtaa kohti järjestetty kansio näyttää, mukaan lukien siihen liittyvät asiakirjat, kuvataan tietokannassa, jossa käsitellään aiheita tilanteiden mukaan.
Mitä tämä merkitsee omalle hallinnollesi
Viiden vuoden säilytysmääräys ei koske pelkästään ilmoitusta itseään, vaan myös kirjeenvaihtoa, jossa olet välittänyt viittenumeron. Sähköposti tai toimituskuitti, jossa numero esiintyy, on osa sitä todisteita. Tarkastuksessa toimivaltainen viranomainen voi kysyä, kuinka tuote on liikkunut ketjussa, ja puuttuva lenkki kyseisessä ketjussa on vaikeampi korjata jälkikäteen kuin mitä on laadittu hyvin etukäteen.
Vaatimus, että kuka ketjussanne on velvoitettu toimittamaan mikä selvitys ja milloin viittaus olemassa olevaan numeroon riittää, jää sinulle ja tarvittaessa lakimiehelle tai toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Lisätietoja siitä, miten eudri.com jäsentää tiedostoja ja selvityksiä ilman, että me itse väitämme tuotteen olevan metsänkadotuksista vapaa, löydät osoitteesta sivulla, jolla selitetään, mistä tietomme tulevat.
Haluatko ensin selventää, mikä rooli sinulla on ja mihin velvoitteeseen se liittyy, niin se on lähtökohta. Tee ilmainen rooli-tarkistus tai selaa aiheita kohdasta usein kysytyt kysymykset EUDR-säännöksestä nähdäksesi, mikä vaihe on relevantti tilanteessasi.