Si presenta una declaración de diligencia debida conforme a la Reglamentación sobre deforestación en el sistema de información de la UE, esa declaración recibe un número de referencia. Si no comunica ese número a la parte que posteriormente comercializa su producto, esa parte no podrá invocarse en su declaración y posiblemente tenga que realizar nuevamente una evaluación de diligencia debida, con toda la documentación que ello conlleva. En la práctica, esto significa retrasos, consultas adicionales de su cliente y una relación comercial bajo presión.
El número de referencia no es un detalle administrativo, es el enlace mediante el cual el sistema de información rastrea un producto a través de la cadena. Quien vende el mismo producto sin modificaciones más adelante en la cadena puede remitirse a la declaración ya presentada, en lugar de elaborar una nueva declaración. Sin ese número, esa posibilidad desaparece, y la carga recae sobre el siguiente eslabón.
Por qué el número es el eje de la cadena
La Reglamentación sobre deforestación distingue entre operadores, que introducen un producto por primera vez en el mercado de la UE, y comerciantes, que lo comercializan posteriormente. Los comerciantes que no tienen condición de pequeña o mediana empresa deben en principio presentar una declaración por sí mismos o remitirse a una existente. Los comerciantes más pequeños pueden remitirse al número de referencia de su proveedor bajo ciertas condiciones. Sin ese número, esa posibilidad desaparece, y debe presentarse una declaración separada, mientras que los datos subyacentes sobre origen y ubicación geográfica posiblemente no estén disponibles para ese cliente sino para usted.
Esto no solo afecta al cliente. Si su propia declaración no se comunica correctamente al siguiente eslabón de la cadena, puede suscitar preguntas en un control posterior en la cadena, y esas preguntas a menudo le llegarán igual a usted, porque es la fuente de los datos. Para quienes deseen obtener más información sobre cómo se relacionan exactamente las funciones y obligaciones en la cadena, encontrarán un resumen en la verificación de roles que en un par de preguntas muestra su posición en la cadena.
Qué sale mal en la práctica
Lo más frecuente es que falle en la transferencia dentro de un grupo de empresas, por ejemplo entre un importador y un distribuidor asociado, donde se asume que la declaración ya es conocida "dentro de la empresa". Sin embargo, el sistema de información funciona por presentación, no por nombre de empresa. También en el caso de lotes mezclados, donde un envío consta de varios suministros, no siempre es evidente qué número de referencia corresponde a cada parte, lo que requiere un registro cuidadoso por flujo de producto.
Un segundo punto recurrente es el tiempo. Una declaración se presenta antes de que un producto entre en el mercado o se exporte, pero el número de referencia a veces solo llega al siguiente eslabón después de la entrega, porque no es parte estándar de los documentos comerciales. Quien desee evitar esto de manera estructurada, incluye el número como parte fija de la facturación o del dossier de entrega, junto con los demás datos que ya se recopilan. La descripción de cómo se estructura un dossier por flujo de producto, incluida la documentación que lo acompaña, se encuentra en la base de conocimientos con temas por situación.
Qué significa esto para su propia administración
La obligación de conservar datos durante cinco años se aplica no solo a la declaración en sí, sino también a la correspondencia mediante la cual ha compartido el número de referencia. Un correo electrónico o un albarán que incluya el número forma parte de esa prueba. En caso de inspección, la autoridad competente puede preguntar cómo se ha movido un producto a través de la cadena, y un eslabón faltante en esa cadena es más difícil de corregir después que de documentar correctamente de antemano.
La evaluación legal de quién en su cadena específica debe presentar qué declaración y cuándo una referencia a un número existente es suficiente sigue siendo su responsabilidad y, cuando sea necesario, la de un abogado o la autoridad competente. Más sobre cómo eudri.com estructura expedientes y declaraciones, sin que nosotros mismos declaremos que un producto está libre de deforestación, puede leerlo en la página que explica de dónde procede nuestra información.
Si desea aclarar primero qué función tiene usted y cuál es su obligación asociada, ese es el punto de partida. Realice la verificación de función gratuita u hojee los temas en las preguntas más frecuentes sobre el EUDR para ver qué paso es relevante para su situación.