Se secondo la EUDR presentate una dichiarazione di dovuta diligenza nel sistema informativo dell'UE, tale dichiarazione riceve un numero di riferimento. Se non comunicate quel numero alla parte che successivamente commercializza il vostro prodotto, quella parte non potrà invocare la vostra dichiarazione e potrebbe dover svolgere nuovamente la propria dovuta diligenza, con tutta la documentazione che ciò comporta. In pratica, questo significa ritardi, domande aggiuntive dal vostro cliente e una relazione commerciale sotto pressione.
Il numero di riferimento non è un dettaglio amministrativo, è il collegamento attraverso il quale il sistema informativo traccia un prodotto lungo la catena. Chi più avanti nella catena rivende lo stesso prodotto senza modifiche può fare riferimento alla dichiarazione già presentata, invece di redigere una nuova dichiarazione. Se manca quel numero, viene meno questa possibilità, e l'onere ricade sul collegamento successivo.
Perché il numero è il fulcro della catena
Il regolamento distingue gli operatori che immettono un prodotto sul mercato dell'UE per la prima volta e i commercianti che successivamente lo commercializzano ulteriormente. I commercianti che non hanno lo status di PMI devono in linea di massima presentare loro stessi una dichiarazione o fare riferimento a una esistente. I commercianti più piccoli possono, a determinate condizioni, fare riferimento al numero di riferimento del loro fornitore. Senza quel numero, questo riferimento viene meno, e è necessaria comunque una dichiarazione separata, mentre i dati sottostanti su origine e localizzazione geografica potrebbero non essere a disposizione di quel cliente ma presso di voi.
Questo non riguarda solo il cliente. Se la vostra dichiarazione non si trasmette correttamente al collegamento successivo, può sollevare questioni durante un controllo più avanti nella catena, e queste questioni spesso vi raggiungono comunque, perché siete la fonte dei dati. Chi vuole saperne di più su come i ruoli e gli obblighi nella catena sono esattamente correlati, troverà una panoramica in il test dei ruoli che in poche domande vi mostra la vostra posizione nella catena.
Cosa va storto nella pratica
Il problema più frequente si verifica nei trasferimenti all'interno di un gruppo di società, ad esempio tra un importatore e un distributore affiliato, dove si presume che la dichiarazione sia già nota 'all'interno dell'azienda'. Tuttavia, il sistema informativo funziona per presentazione, non per nome aziendale. Anche nel caso di lotti misti, dove una spedizione è costituita da più forniture, non è ovvio quale numero di riferimento corrisponda a quale parte, e questo richiede un'amministrazione attenta per flusso di prodotto.
Un secondo punto ricorrente è la tempistica. Una dichiarazione viene presentata prima che un prodotto immesso sul mercato o esportato, ma il numero di riferimento raggiunge il collegamento successivo talvolta solo dopo la consegna, perché non è una parte standard dei documenti commerciali. Chi vuole evitare questo sistematicamente, include il numero come parte fissa della fatturazione o della documentazione di consegna, insieme agli altri dati che comunque vengono già conservati. Come un tale fascicolo per flusso di prodotto si presenta, inclusa la documentazione correlata, è descritto in la knowledge base con argomenti per situazione.
Cosa significa per la vostra amministrazione
L'obbligo di conservare i dati per cinque anni si applica non solo alla dichiarazione stessa, ma anche alla corrispondenza con cui avete comunicato il numero di riferimento. Un'e-mail o un documento di consegna in cui compare il numero è parte di quella prova. Durante un controllo, l'autorità competente può chiedere come un prodotto si è mosso attraverso la catena, e un collegamento mancante in quella catena è più difficile da risolvere successivamente che da documentare correttamente in anticipo.
La valutazione legale di chi nella vostra catena specifica deve presentare quale dichiarazione e quando un riferimento a un numero esistente è sufficiente rimane a voi e, ove necessario, a un avvocato o all'autorità di vigilanza competente. Per saperne di più su come eudri.com struttura fascicoli e dichiarazioni, senza che noi stessi dichiariamo che un prodotto è privo di deforestazione, leggete la pagina che spiega da dove provengono le nostre informazioni.
Se desiderate innanzitutto chiarire quale ruolo avete voi stessi e quale obbligo vi compete, questo è il punto di partenza. Effettuate il controllo dei ruoli gratuito o consultate gli argomenti in le domande più frequenti sulla Verordine (UE) 2023/1115 per vedere quale passo è rilevante per la vostra situazione.