Quando você apresenta uma declaração de diligência devida no sistema de informações da UE sob a EUDR, essa declaração recebe um número de referência. Se você não transmitir esse número à parte que posteriormente comercializa seu produto, essa parte não poderá invocar sua declaração e pode ter de realizar novamente a diligência devida por conta própria, com toda a documentação necessária. Na prática, isso significa atrasos, perguntas adicionais de seu cliente e uma relação comercial sob pressão.
O número de referência não é um detalhe administrativo, é o elo pelo qual o sistema de informações rastreia um produto através da cadeia. Quem posteriormente na cadeia revende o mesmo produto sem alterações pode fazer referência à declaração já apresentada, em vez de elaborar uma nova declaração. Sem esse número, essa possibilidade desaparece, e o ônus volta para o próximo elo.
Por que o número é o pivô da cadeia
O regulamento distingue entre os operadores que colocam um produto no mercado da UE pela primeira vez e os distribuidores que o revendem posteriormente. Distribuidores que não têm status de PME devem, em princípio, apresentar uma declaração por conta própria ou fazer referência a uma existente. Distribuidores menores podem, sob certas condições, fazer referência ao número de referência de seu fornecedor. Sem esse número, essa referência desaparece, e uma declaração separada torna-se necessária, enquanto os dados subjacentes sobre origem e localização geográfica podem estar com você e não com seu cliente.
Isso não afeta apenas o cliente. Se sua própria declaração não se propagar corretamente para o próximo elo, isso pode gerar questões em uma inspeção posterior na cadeia, e essas questões geralmente chegam até você, porque você é a fonte dos dados. Quem quiser saber mais sobre como funções e obrigações na cadeia se relacionam exatamente encontrará uma visão geral em a verificação de funções que em algumas questões lhe mostra a sua posição na cadeia.
O que costuma dar errado na prática
Na maioria das vezes, o problema ocorre na transferência dentro de um grupo de empresas, por exemplo, entre um importador e um distribuidor afiliado, onde assume-se que a declaração já é conhecida 'dentro da empresa'. No entanto, o sistema de informações funciona por apresentação, não por nome da empresa. Também em lotes mistos, onde um envio consiste em múltiplas remessas, nem sempre é óbvio qual número de referência pertence a qual parte, e isso exige uma administração cuidadosa por fluxo de produto.
Um segundo ponto recorrente é a questão do tempo. Uma declaração é apresentada antes de um produto chegar ao mercado ou ser exportado, mas o número de referência às vezes só chega ao próximo elo após a entrega, porque não é uma parte padrão dos documentos comerciais. Quem quiser evitar isso de forma sistemática deve incluir o número como parte fixa da faturação ou do dossiê de entrega, juntamente com os outros dados que já estão sendo mantidos. Como esse dossiê por fluxo de produto se parece, incluindo os documentos envolvidos, está descrito em a base de conhecimento com tópicos por situação.
O que isso significa para sua própria administração
A obrigação de reter dados por cinco anos aplica-se não apenas à declaração em si, mas também à correspondência através da qual você compartilhou o número de referência. Um e-mail ou nota de entrega que contenha o número faz parte dessa documentação. Em uma inspeção, a autoridade competente pode perguntar como um produto se movimentou através da cadeia, e um elo faltante nessa cadeia é mais difícil de corrigir posteriormente do que estabelecido corretamente antecipadamente.
A avaliação legal de quem na sua cadeia específica deve apresentar qual declaração e quando uma referência a um número existente é suficiente permanece sob sua responsabilidade e, se necessário, sob a de um jurista ou da autoridade competente de supervisão. Saiba mais sobre como eudri.com estrutura dossiês e declarações, sem que nós mesmos declaremos que um produto é desmatamento-livre, em a página que explica de onde vêm as nossas informações.
Se pretende primeiro esclarecer que papel tem na cadeia e que obrigação lhe corresponde, esse é o ponto de partida. Faça a verificação de funções gratuita ou consulte os tópicos em perguntas mais frequentes sobre a EUDR para ver qual passo é relevante para a sua situação.