Όταν υποβάλετε μια δήλωση επαληθείας δεδομένων στο σύστημα πληροφοριών της ΕΕ σύμφωνα με το EUDR, η δήλωση λαμβάνει έναν αριθμό αναφοράς. Αν δεν μεταβιβάσετε αυτόν τον αριθμό στο μέρος που θα προχωρήσει στη διανομή του προϊόντος σας, δεν μπορεί να επικαλεστεί τη δήλωσή σας και ενδέχεται να χρειαστεί να διενεργήσει ο ίδιος ξανά επαληθείας δεδομένων, με όλο τον χρόνο και τα έγγραφα που συνεπάγονται. Στην πράξη, αυτό σημαίνει καθυστέρηση, επιπλέον ερωτήματα από τον αγοραστή σας και μια εμπορική σχέση που τίθεται υπό πίεση.
Ο αριθμός αναφοράς δεν είναι διοικητική λεπτομέρεια, είναι ο σύνδεσμος με τον οποίο το σύστημα πληροφοριών ιχνηλατεί ένα προϊόν κατά μήκος της αλυσίδας. Όσοι παρακάτω στην αλυσίδα αναπωλούν το ίδιο προϊόν χωρίς τροποποίηση, μπορούν να παραπέμψουν στη δήλωση που έχει ήδη υποβληθεί, αντί να συντάξουν μια νέα. Αν λείπει αυτός ο αριθμός, λείπει και αυτή η δυνατότητα, και το βάρος μετατοπίζεται στο επόμενο σημείο της αλυσίδας.
Γιατί ο αριθμός είναι ο άξονας της αλυσίδας
Ο κανονισμός διακρίνει τους οικονομικούς φορείς, οι οποίοι θέτουν ένα προϊόν στην αγορά της ΕΕ για πρώτη φορά, και τους εμπόρους, οι οποίοι το διανέμουν στη συνέχεια. Οι έμποροι που δεν έχουν κατάσταση μικρομεσαίας επιχείρησης πρέπει κατ' αρχήν να υποβάλουν ο ίδιοι μια δήλωση ή να παραπέμψουν σε μια υπάρχουσα. Οι μικρότεροι έμποροι επιτρέπεται υπό προϋποθέσεις να παραπέμψουν στον αριθμό αναφοράς του προμηθευτή τους. Χωρίς αυτόν τον αριθμό, αυτή η παραπομπή αποτυγχάνει, και χρειάζεται μια ξεχωριστή δήλωση, ενώ τα υποκείμενα στοιχεία σχετικά με την προέλευση και τη γεωγραφική θέση ενδέχεται να βρίσκονται όχι στον αγοραστή αλλά σε εσάς.
Αυτό δεν αφορά μόνο τον αγοραστή. Αν η δική σας δήλωση δεν λειτουργήσει σωστά στο επόμενο σημείο της αλυσίδας, μπορεί να προκύψουν ερωτήματα κατά τον έλεγχο παρακάτω στην αλυσίδα, και αυτά τα ερωτήματα συχνά καταλήγουν και πάλι σε εσάς, επειδή είστε η πηγή των δεδομένων. Όσοι θέλουν να μάθουν περισσότερα σχετικά με το πώς οι ρόλοι και οι υποχρεώσεις στην αλυσίδα συνδέονται ακριβώς, θα βρουν μια επισκόπηση σε τον έλεγχο ρόλου που δείχνει σε μερικές ερωτήσεις τη θέση σας στην αλυσίδα.
Τι συμβαίνει λάθος στην πράξη
Τις περισσότερες φορές τα προβλήματα εμφανίζονται κατά τη μεταφορά εντός ενός ομίλου επιχειρήσεων, για παράδειγμα μεταξύ ενός εισαγωγέα και ενός συνδεδεμένου διανομέα, όπου υποθέτουν ότι η δήλωση είναι ήδη γνωστή 'εντός της εταιρείας'. Το σύστημα πληροφοριών λειτουργεί ωστόσο ανά υποβολή, όχι ανά όνομα επιχείρησης. Επίσης, κατά τη μίξη παρτίδων, όπου μια αποστολή αποτελείται από πολλές παραδόσεις, δεν είναι προφανές ποιος αριθμός αναφοράς αντιστοιχεί σε ποιο μέρος, και αυτό απαιτεί προσεκτική διαχείριση ανά ροή προϊόντος.
Ένα δεύτερο επαναλαμβανόμενο σημείο είναι ο χρονισμός. Μια δήλωση υποβάλλεται προτού ένα προϊόν εισέλθει στην αγορά ή εξαχθεί, αλλά ο αριθμός αναφοράς φτάνει στο επόμενο σημείο της αλυσίδας μερικές φορές μόνο μετά την παράδοση, επειδή δεν είναι τυπικό τμήμα των εμπορικών εγγράφων. Όσοι θέλουν να το αποφύγουν σε δομικό επίπεδο, συμπεριλαμβάνουν τον αριθμό ως σταθερό τμήμα της τιμολόγησης ή του δοσιέ παράδοσης, δίπλα στα υπόλοιπα δεδομένα που συλλέγονται ούτως ή άλλως. Το πώς ένα τέτοιο δοσιέ ανά ροή προϊόντος φαίνεται, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων που συνοδεύουν, περιγράφεται σε την τράπεζα γνώσεων με θέματα ανά κατάσταση.
Τι σημαίνει αυτό για τη δική σας αρχειοθέτηση
Η υποχρέωση διατήρησης των δεδομένων για πέντε χρόνια ισχύει όχι μόνο για τη δήλωση αυτή καθαυτή, αλλά και για την αλληλογραφία με την οποία έχετε μεταβιβάσει τον αριθμό αναφοράς. Ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ένα τιμολόγιο παράδοσης στο οποίο εμφανίζεται ο αριθμός είναι μέρος αυτής της απόδειξης. Κατά τον έλεγχο, η αρμόδια αρχή μπορεί να ρωτήσει πώς ένα προϊόν έχει κινηθεί κατά μήκος της αλυσίδας, και ένας χαμένος σύνδεσμος σε αυτή την αλυσίδα είναι πιο δύσκολο να διορθωθεί εκ των υστέρων παρά να καθοριστεί σωστά εκ των προτέρων.
Η νομική αξιολόγηση του ποιος στην ορισμένη αλυσίδα σας πρέπει να υποβάλει ποια δήλωση και πότε μια παραπομπή σε έναν υπάρχοντα αριθμό είναι επαρκής, παραμένει στη δική σας ευθύνη και, όπου απαιτείται, στη δική ενός δικηγόρου ή της αρμόδιας αρχής ελέγχου. Περισσότερα σχετικά με τον τρόπο που το eudri.com δομεί τα δοσιέ και τις δηλώσεις, χωρίς να δηλώνουμε και οι ίδιοι ότι ένα προϊόν είναι απαλλαγμένο από αποψίλωση, διαβάστε στο τη σελίδα που εξηγεί τη προέλευση των πληροφοριών μας.
Αν θέλετε πρώτα να διευκρινίσετε ποιος ρόλος έχετε σε ποιόν και ποια υποχρέωση συνοδεύει αυτόν τον ρόλο, τότε εκείνο είναι το σημείο εκκίνησης. Κάνετε τον δωρεάν έλεγχο ρόλου ή περιηγηθείτε στα θέματα στο τις συχνότερες ερωτήσεις σχετικά με τη Διατάξη (ΕΕ) 2023/1115 για να δείτε ποιο βήμα είναι σχετικό για την κατάστασή σας.