Ak v rámci nariadenia o bezlesých produktoch predložíte v informatickom systéme EÚ vyhlásenie o riadnej starostlivosti, toto vyhlásenie dostane referenčné číslo. Ak toto číslo neposkytnete strane, ktorá následne ďalej vychádza s vašim produktom, táto strana sa nemôže na vaše vyhlásenie odvolávať a musí možno vykonať svoju vlastnú riadnu starostlivosť s celou dokumentáciou, ktorá s tým súvisí. V praxi to znamená meškanie, dodatočné otázky od vášho kupujúceho a obchodný vzťah, ktorý sa dostáva pod tlak.
Referenčné číslo nie je administratívny detail, je to články, ktorou informatický systém sleduje produkt cez reťazec. Ten, kto v reťazci ďalej predáva rovnaký produkt bez zmeny, sa môže odvolávať na vyhlásenie, ktoré už bolo predložené, namiesto prípravy nového vyhlásenia. Ak toto číslo chýba, chýba aj táto možnosť a ťarcha sa presúva späť na ďalšiu články.
Prečo je číslo pivotom reťazca
Nariadenie rozlišuje medzi sprostredkovateľmi, ktorí prvý raz uvádzajú produkt na trh EÚ, a zákupní agentmi, ktorí ho následne ďalej predávajú. Zákupní agenti bez statusu malého a stredného podniku musia v zásade sami predložiť vyhlásenie alebo sa odvolať na existujúce. Menší zákupní agenti sa za určitých podmienok môžu odvolať na referenčné číslo svojho dodávateľa. Bez tohto čísla sa táto možnosť strácajú a musí sa prípraviť samostatné vyhlásenie, čím sa môžu údaje o pôvode a geopolohe nenachádzajú pri tomto kupujúcom, ale pri vás.
To sa netýka iba kupujúceho. Ak vaše vlastné vyhlásenie správne neprechádza ďalšej články v reťazci, v kontrole ďalej v reťazci sa môžu vyskytnúť otázky a tieto otázky vám často prídu späť, pretože ste zdrojom údajov. Kto chce vedieť viac o tom, ako sa úlohy a povinnosti v reťazci presne vzájomne vplývajú, nájde prehľad v kontrolou rolí, ktorá v niekoľkých otázkach ukáže vašu pozíciu v reťazci.
Čo sa v praxi pokazí
Najčastejšie sa to pokazí pri prevodoch v rámci skupiny spoločností, napríklad medzi dovozcom a spojiným distribútorom, kde sa predpokladá, že vyhlásenie je už "v rámci spoločnosti" známe. Informatický systém však funguje na základe jednotlivého podania, nie na základe názvu spoločnosti. Tiež v prípade zmiešaných šarží, keď sa jedna zásielka skladá z viacerých dodávok, nie je automaticky jasné, ktoré referenčné číslo patrí ku ktorej časti, a to si vyžaduje starostlivú evidenciu na producent toku.
Druhým sa opakovane vyskytujúcim bodom je načasovanie. Vyhlásenie sa predkladá pred tým, ako sa produkt dostane na trh alebo sa vyveze, ale referenčné číslo sa k ďalšej články niekedy dostane len po dodávke, pretože nie je štandardnou súčasťou obchodných dokumentov. Kto chce túto situáciu štruktúrne predchádzať, zaraďuje číslo ako pevnú súčasť fakturácie alebo dodacieho spisu, popri ostatných údajoch, ktoré sa už tak či tak zbierajú. Ako vyzerá takýto spis na jeden tok produktov vrátane priradených dokumentov, je opísané v znalostnej banke s témami na jednotlivé situácie.
Čo to znamená pre vašu vlastnú evidenciu
Povinnosť uchovávať údaje päť rokov sa vzťahuje nielen na samotné vyhlásenie, ale aj na korešpondenciu, v ktorej ste zdieľali referenčné číslo. E-mail alebo dodací list, v ktorom je číslo obsiahnuté, sú súčasťou tohto dôkazu. Pri kontrole môže príslušný orgán opýtať, ako sa produkt pohyboval reťazcom, a chýbajúca články v tomto reťazci je ťažšie opraviť neskôr ako správne nastaviť vopred.
Právne posúdenie toho, kto v Vašom špecifickom dodávateľskom reťazci musí predložiť ktoré vyhlásenie a kedy je odkaz na existujúce číslo dostatočný, zostáva na Vás a, pokiaľ je to potrebné, na právnika alebo príslušný orgán dohľadu. Viac o tom, ako eudri.com štruktúruje dossiers a vyhlásenia bez toho, aby sme sami tvrdili, že výrobok je bez odlesňovania, si prečítate na stránke, ktorá vysvetľuje, odkiaľ pochádzajú naše informácie.
Ak chcete najskôr jasne vedieť, akú úlohu ste vy sami v reťazci, a aká povinnosť s tým súvisí, to je vaším východiskom. Vykonajte bezplatnú kontrolu úloh alebo si prelistujte témy v najčastejšie kladené otázky o EUDR aby ste videli, ktorý krok je relevantný pre vašu situáciu.