Če po EUDR v sistem EU za izmenjavo informacij vložite izjavo o dejavnosti preverjanja, dobi ta izjava referenčno številko. Če te številke ne prenesete osebi, ki bo vaš proizvod naprej trgovala, se ta oseba ne more sklicevati na vašo izjavo in bo morda morala sama opraviti preverjanje dejavnosti, z vso dokumentacijo in časom, ki je za to potreben. V praksi to pomeni zamude, dodatna vprašanja vašega kupca in poslovno razmerje, ki je pod pritiskom.
Referenčna številka ni administrativna podrobnost, je povezava, s katero sistem EU za izmenjavo informacij sledi proizvodu skozi verigo. Tisti, ki je naprej v verigi in enak proizvod brez sprememb ponovno prodaja, se lahko sklicuje na izjavo, ki je že vložena, namesto da bi pripravil novo izjavo. Brez te številke ta možnost odpade in breme pade na naslednjo povezavo.
Zakaj je številka ključna za verigo
Uredba razlikuje med subjekti, ki proizvod prvi uvedejo na trg EU, in trgovci, ki ga naprej trgovajo. Trgovci, ki nimajo statusa majhnega in srednje velikega podjetja, morajo v načelu sami vložiti izjavo ali se sklicevati na obstoječo. Manjši trgovci se lahko pod določenimi pogoji sklicujejo na referenčno številko svojega dobavitelja. Brez te številke ta sklicevanje odpade in je potrebna posebna izjava, medtem ko podatki o izvoru in geolociranju morda niso pri kupcu, temveč pri vas.
To ne vpliva le na kupca. Če vaša izjava ne poteka pravilno do naslednje povezave, lahko to vzbudi vprašanja pri nadzoru naprej v verigi, ta vprašanja pa pogosto dosežejo vas, ker ste vir podatkov. Tisti, ki želi več vedeti o tem, kako se vloge in obveznosti v verigi natančno povezujejo, najde pregled v preverjanjem vloge, ki v nekaj vprašanjih prikaže vaš položaj v verigi.
Kaj v praksi gre narobe
Najpogosteje gre narobe pri prenosu v okviru skupine podjetij, na primer med uvoznikom in povezanim distributerjem, pri čemer se domneva, da je izjava 'v podjetju' že znana. Sistem EU za izmenjavo informacij pa deluje po vložitvi, ne po imenu podjetja. Tudi pri mešanih serijah, kjer je ena pošiljka iz več dobav, ni samoumevno, katera referenčna številka pripada kateremu delu, kar zahteva natančno administratijo po tokovni liniji proizvoda.
Druga ponavljajoča se točka je časovni vidik. Izjava se vloži, preden se proizvod pojavi na trgu ali se izvozi, a referenčna številka do naslednje povezave včasih prispe šele po dostavi, ker ni standardni del trgovinskih dokumentov. Tisti, ki to želi strukturno preprečiti, vključi številko kot stalni del fakturacije ali dostavnega dosjeja, poleg ostalih podatkov, ki se že tako ali tako hranijo. Kako tak dosje po tokovni liniji proizvoda izgleda, vključno z dokumenti, ki spadajo zanj, je opisano v banko znanja z vsebino po situaciji.
Kaj to pomeni za vašo lastno administrativo
Obveznost, da podatke hranite pet let, velja ne samo za samo izjavo, temveč tudi za dopisovanje, s katerim ste delili referenčno številko. E-pošta ali dostavna bon, v katerem je številka, je del tega dokazila. Pri nadzoru lahko pristojni organ vpraša, kako se je proizvod premaknil skozi verigo, in manjkajoča povezava v tej verigi je težje popravljena naknadno kot pa pravilno zabeležena vnaprej.
Zakonska ocena tega, kdo v vašem specifičnem verižnem sistemu mora predložiti katero izjavo in kdaj je navedeni obstoječi številko dovolj, ostaja v vaši odgovornosti in po potrebi v rokah pravnika ali pristojnega nadzornega organa. Več o tem, kako eudri.com strukturira datoteke in izjave, ne da bi sami trdili, da je proizvod brez odgovornosti za gozdarstvo, preberite na strani, ki pojasnjuje, od kod izhajajo naši podatki.
Če želite najprej jasno razumeti, kakšna je vaša vloga in kakšna je povezana obveznost, je to začetna točka. Opravite brezplačno preverjanje vloge ali si oglejte teme v pogosto zastavljenih vprašanj o EUDR da vidite, kateri korak je za vašo situacijo potreben.