Om du under EUDR-förordningen lämnar in en due diligence-försäkran i EU:s informationssystem får den försäkran ett referensnummer. Om du inte skickar detta nummer vidare till den part som senare fortsätter att handla med din produkt kan denna part inte förlita sig på din försäkran och kan behöva utföra sin egen due diligence-undersökning, med all den tid och dokumentation som det innebär. I praktiken leder detta till förseningar, extra frågor från din köpare och handelrelationer under press.
Referensnumret är inte en administrativ detalj, det är länken som gör att informationssystemet kan följa en produkt genom kedjan. Den som senare i kedjan säljer samma produkt vidare utan ändringar kan hänvisa till den försäkran som redan lämnats in istället för att ta fram en ny försäkran. Om numret saknas försvinner den möjligheten och bördan skjuts tillbaka på nästa led i kedjan.
Varför numret är kedjan ryggrad
Förordningen skiljer mellan aktörer på marknaden, som för en produkt på EU-marknaden för första gången, och handelsmän som senare fortsätter att handla med den. Handelsmän utan status för små och medelstora företag måste i princip själva lämna in en försäkran eller hänvisa till en befintlig sådan. Mindre handelsmän får under vissa villkor hänvisa till sitt leverantörs referensnummer. Utan detta nummer försvinner den möjligheten och en separat försäkran krävs ändå, medan de underliggande uppgifterna om ursprung och geografisk plats möjligen inte finns tillgängliga hos den köparen utan hos dig.
Det påverkar inte bara köparen. Om din egen försäkran inte fungerar korrekt vidare till nästa led i kedjan kan det väcka frågor vid en kontroll senare i kedjan, och dessa frågor kommer ofta tillbaka till dig eftersom du är källan till uppgifterna. Den som vill veta mer om hur roller och skyldigheter i kedjan faktiskt hänger ihop hittar en översikt i rollkontroll som i några frågor visar din position i försörjningskedjan.
Vad som ofta går fel i praktiken
Det mest vanliga problemet uppstår vid överlåtelse inom en grupp av företag, till exempel mellan en importör och en ansluten distributör, där man utgår från att försäkran redan är känd 'inom företaget'. Informationssystemet fungerar dock per inlämning, inte per företagsnamn. Även vid blandade partier, där en försändelse består av flera leveranser, är det inte självklart vilket referensnummer som gäller för vilken del, och det kräver noggrann administration per produktström.
En andra återkommande punkt är tidpunkt. En försäkran lämnas in innan en produkt kommer på marknaden eller exporteras, men referensnumret nå ofta inte nästa led i kedjan förrän efter leverans, eftersom det inte är en standarddel av handelsdokumenten. Den som vill förebygga detta strukturellt bör inkludera numret som en fast del av faktureringen eller leveransdokumentationen, tillsammans med övrig information som redan finns. Hur ett sådant dossier per produktström ser ut, inklusive tillhörande dokument, beskrivs i kunskapsbasen med ämnen för olika situationer.
Vad detta betyder för din egen administration
Skyldigheten att bevara uppgifter i fem år gäller inte bara försäkran själv utan också den korrespondens genom vilken du delat referensnumret. Ett e-postmeddelande eller en leveranssedel med numret är del av detta bevis. Vid en inspektion kan den behörig myndigheten fråga hur en produkt har rört sig genom kedjan, och en saknad länk i den kedjan är svårare att rätta till efteråt än att dokumentera ordentligt från början.
Den juridiska bedömningen av vem i din specifika kedja som måste lämna in vilken förklaring och när en hänvisning till ett befintligt nummer är tillräcklig förblir din ansvar och, vid behov, en jurists eller tillsynsmyndighetens. Mer om hur eudri.com strukturerar dossier och förklaringar utan att vi själva förklarar att en produkt är avskogningsfri läser du på sidan som förklarar var vår information kommer ifrån.
Vill du först få klarhet i vilken roll du själv har och vilken skyldighet som är kopplad till den, då är det utgångspunkten. Gör den kostnadsfria rollkontrollen eller bläddra igenom ämnena i de vanligaste frågorna om EUDR för att se vilket steg som är relevant för din situation.