Lorsque vous soumettez une déclaration de diligence raisonnée dans le système d'information de l'UE en vertu du EUDR, cette déclaration reçoit un numéro de référence. Si vous ne communiquez pas ce numéro à la partie qui revend ensuite votre produit, cette partie ne pourra pas invoquer votre déclaration et devra peut-être effectuer elle-même une nouvelle diligence raisonnée, avec tous les délais et la documentation que cela implique. En pratique, cela signifie des retards, des questions supplémentaires de votre acheteur et une relation commerciale qui se trouve mise sous pression.
Le numéro de référence n'est pas un détail administratif, c'est le lien par lequel le système d'information suit un produit à travers la chaîne. Celui qui revend plus loin dans la chaîne le même produit sans modification peut se référer à la déclaration déjà soumise, au lieu de préparer une nouvelle déclaration. Sans ce numéro, cette possibilité disparaît et le fardeau se reporte sur le maillon suivant.
Pourquoi le numéro est l'axe de la chaîne
Le règlement distingue les opérateurs économiques, qui mettent un produit sur le marché de l'UE pour la première fois, et les négociants, qui le revendent ensuite. Les négociants qui n'ont pas le statut de PME doivent en principe soumettre eux-mêmes une déclaration ou se référer à une déclaration existante. Les petits négociants peuvent, sous certaines conditions, se référer au numéro de référence de leur fournisseur. Sans ce numéro, cette possibilité de renvoi disparaît et une déclaration distincte doit quand même être établie, alors que les données sous-jacentes sur l'origine et la géolocalisation se trouvent peut-être non pas chez cet acheteur mais chez vous.
Cela n'affecte pas seulement l'acheteur. Si votre propre déclaration ne se transmet pas correctement au maillon suivant, cela peut soulever des questions lors d'un contrôle plus loin dans la chaîne, et ces questions vous reviennent souvent quand même, car vous êtes la source des données. Pour en savoir plus sur la manière dont les rôles et les obligations s'articulent dans la chaîne, consultez le contrôle des rôles qui montre votre position dans la chaîne en quelques questions.
Ce qui se passe mal en pratique
Le plus souvent, les problèmes surviennent lors d'un transfert au sein d'un groupe de sociétés, par exemple entre un importateur et un distributeur affilié, où l'on suppose que la déclaration est déjà connue « au sein de l'entreprise ». Cependant, le système d'information fonctionne par soumission, non par nom d'entreprise. De même, dans le cas de lots mélangés, où un envoi se compose de plusieurs livraisons, il n'est pas évident quel numéro de référence correspond à quelle partie, et cela exige une gestion administrative soignée par flux de produits.
Un deuxième point récurrent est le calendrier. Une déclaration est soumise avant qu'un produit ne soit mis sur le marché ou exporté, mais le numéro de référence n'atteint parfois le maillon suivant qu'après la livraison, car il ne figure pas normalement dans les documents commerciaux. Celui qui souhaite éviter structurellement ce problème inscrit le numéro comme élément permanent de la facturation ou du dossier de livraison, aux côtés des autres données qui sont de toute façon conservées. La manière dont un tel dossier par flux de produits se présente, y compris les documents qui y sont associés, est décrite dans la base de connaissances couvrant des sujets par situation.
Ce que cela signifie pour votre propre gestion des enregistrements
L'obligation de conserver les données pendant cinq ans s'applique non seulement à la déclaration elle-même, mais aussi à la correspondance par laquelle vous avez communiqué le numéro de référence. Un e-mail ou un bon de livraison contenant le numéro fait partie de cette preuve. Lors d'un contrôle, l'autorité compétente peut demander comment un produit s'est déplacé à travers la chaîne, et un maillon manquant dans cette chaîne est plus difficile à rectifier après coup que de bien le documenter d'avance.
L'évaluation légale de savoir qui dans votre chaîne spécifique doit soumettre quelle déclaration et quand une référence à un numéro existant suffit reste de votre ressort et, si nécessaire, de celui d'un juriste ou de l'autorité de surveillance compétente. Pour en savoir plus sur la manière dont eudri.com structure les dossiers et les déclarations, sans que nous déclarions nous-mêmes qu'un produit est conforme à la déforestation, lisez-le sur la page qui explique d'où proviennent nos informations.
Si vous souhaitez d'abord clarifier le rôle que vous jouez vous-même et l'obligation qui y est attachée, c'est le point de départ. Effectuez le contrôle gratuit des rôles ou parcourez les sujets dans les questions les plus fréquemment posées sur le règlement sur les produits sans déforestation pour voir quelle étape est pertinente pour votre situation.