Hvis du i henhold til EUDR indgiver en erklæring om forsvarlig omhu i EU-informationssystemet, får den erklæring et referencenummer. Hvis du ikke videregiver det nummer til den part, som efterfølgende handler med dit produkt, kan denne part ikke påberåbe sig din erklæring og må muligvis selv foretage forsvarlig omhu igen, med alt det arbejde og dokumentation, det indebærer. I praksis betyder det forsinkelser, ekstra spørgsmål fra din køber og en forretningsforbindelse under pres.
Referencenummeret er ikke en administrativ detalje, det er forbindelsen, der gør det muligt for informationssystemet at følge et produkt gennem kæden. Den, som senere i kæden sælger samme produkt videre uden ændringer, kan henvise til den erklæring, der allerede er indgivet, i stedet for at udforme en ny erklæring. Uden det nummer mangler denne mulighed, og byrden skubbes tilbage til næste led i kæden.
Hvorfor nummeret er kædens omdrejningspunkt
Forordningen skelner mellem markedsaktører, som bringer et produkt på EU-markedet for første gang, og distributører, som handler med det efterfølgende. Distributører, som ikke har status som mindre virksomhed, skal som udgangspunkt selv indgive en erklæring eller henvise til en eksisterende. Mindre distributører må under visse betingelser henvise til deres leverandørs referencenummer. Uden det nummer falder denne henvisning væk, og der skal stadig udfærdiges en separat erklæring, mens de underliggende oplysninger om herkomst og geografisk placering muligvis ikke ligger hos denne køber, men hos dig.
Det påvirker ikke kun køberen. Hvis din egen erklæring ikke fungerer korrekt til næste led i kæden, kan det rejse spørgsmål ved en kontrol længere nede i kæden, og disse spørgsmål ender ofte tilbage hos dig alligevel, fordi du er kilden til oplysningerne. Den, som gerne vil vide mere om, hvordan roller og forpligtelser i kæden hænger sammen, finder et overblik i rolletjekket, der på få spørgsmål viser din position i kæden.
Hvad der går galt i praksis
Fejlene opstår oftest ved overdragelse inden for en virksomhedsgruppe, for eksempel mellem en importør og en associeret distributør, hvor man forudsætter, at erklæringen allerede kendes 'internt i virksomheden'. Informatisystemet fungerer imidlertid pr. indlevering, ikke pr. virksomhedsnavn. Også ved blandede partier, hvor én forsendelse består af flere leveringer, er det ikke selvfølgeligt, hvilket referencenummer der hører til hvilken del, og det kræver omhyggelig dokumentation pr. produktstrom.
Et andet tilbagevendende punkt er timing. En erklæring indleveres, før et produkt bringes på markedet eller udføres, men referencenummeret når undertiden først den næste led efter leveringen, fordi det ikke er en standarddel af handelsdokumenterne. Den, der strukturelt vil undgå dette, optager nummeret som en fast del af faktureringen eller leveringsdosseret sammen med de øvrige oplysninger, der allerede opbevares. Hvordan sådan et dossier pr. produktstrom ser ud, herunder de dokumenter, der hører dertil, er beskrevet i vidensbanken med emner pr. situation.
Hvad dette betyder for jeres egen dokumentation
Forpligtelsen til at opbevare oplysninger i fem år gælder ikke kun selve erklæringen, men også for korrespondancen, hvorigennem I har delt referencenummeret. En e-mail eller leveringsbon, der indeholder nummeret, er en del af det bevis. Ved en kontrol kan den kompetente myndighed spørge, hvordan et produkt har bevæget sig gennem kæden, og en manglende led i den kæde er vanskeligere at rette op på bagefter end at dokumentere godt på forhånd.
Den lovpligtige vurdering af, hvem i din specifikke forsyningskæde, som skal indgive hvilken erklæring, og hvornår en henvisning til et eksisterende nummer er tilstrækkeligt, ligger hos dig og, hvor nødvendigt, hos en juridisk rådgiver eller den kompetente tilsynsmyndighed. Mere om, hvordan eudri.com strukturerer dossier og erklæringer uden selv at erklære, at et produkt er ontbosningsfrit, kan du læse på siden, der forklarer, hvor vores oplysninger kommer fra.
Hvis du først vil få klarhed over, hvilken rolle du selv har, og hvilken forpligtelse der er forbundet hermed, så er det udgangspunktet. Udfør det gratis rolletjek eller gennemse emnerne under de hyppigst stillede spørgsmål om EU-forordningen om ontbossning for at se, hvilket trin der er relevant for din situation.