Pokud v rámci EUDR podáte prohlášení o náležité péči v systému EU, obdrží toto prohlášení referenční číslo. Pokud toto číslo nepředáte straně, která následně váš produkt dále obchoduje, nemůže se tato strana na vaše prohlášení odvolávat a může být nucena provést nově náležitou péči, se všemi s tím spojovanými časy a dokumentací. V praxi to znamená zpoždění, další otázky od vašeho odběratele a obchodní vztah pod tlakem.
Referenční číslo není administrativní detail, je to spojení, pomocí kterého systém sleduje produkt v řetězci. Kdokoli dále v řetězci prodává stejný produkt bez změny, může se odvolávat na již podané prohlášení, místo aby vypracoval nové. Chybí-li toto číslo, chybí i tato možnost a břemeno se přenáší na další článek řetězce.
Proč je číslo osou řetězce
Nařízení rozlišuje mezi účastníky na trhu, kteří poprvé uvádějí produkt na trh EU, a obchodníky, kteří jej následně dále obchodují. Obchodníci bez statusu malého a středního podnikání musí v zásadě sami podat prohlášení nebo odkázat na stávající. Menší obchodníci mohou za určitých podmínek odkazovat na referenční číslo svého dodavatele. Bez tohoto čísla tento odkaz chybí a musí přijít samostatné prohlášení, přestože podkladní data o původu a geolokalici možná nejsou u tohoto odběratele, ale u vás.
To se dotýká nejen odběratele. Pokud vaše vlastní prohlášení neprůchodí správně na další článek řetězce, může to vyvolat otázky při kontrole dále v řetězci a tyto otázky vám často přijdou zpět, protože jste zdrojem údajů. Kdo chce vědět více o tom, jak se role a povinnosti v řetězci přesně navzájem souvisejí, najde přehled v kontrolou rolí, která v několika otázkách ukazuje vaši pozici v řetězci.
Co se v praxi pokazí
Nejčastěji dochází k chybám při předávání produktů v rámci skupiny podniků, například mezi importérem a propojeným distributorem, kde se předpokládá, že prohlášení je již v podniku známo. Informační systém však funguje na základě jednotlivého podání, nikoli názvu podniku. Také u směsí zásob, kdy jedna zásilka sestává z více dodávek, není vždy jasné, které referenční číslo patří ke které části, a to vyžaduje pečlivou evidenci pro každý produktový tok.
Druhým často se vyskytujícím bodem je načasování. Prohlášení je podáno dříve, než se produkt dostane na trh nebo je vyvezen, ale referenční číslo se k další osobě v řetězci někdy dostane až po dodání, protože není standardní součástí obchodních dokladů. Kdo chce systematicky předcházet této situaci, zahrne číslo jako stálou součást faktury nebo dodacího spisu, vedle ostatních údajů, které se již běžně evidují. Jak takový spis pro každý produktový tok vypadá, včetně příslušných dokladů, je popsáno v vědomostní bázi s tématy pro jednotlivé situace.
Co to znamená pro vaši vlastní evidenci
Povinnost uchovat údaje po dobu pěti let se vztahuje nejen na samotné prohlášení, ale také na komunikaci, prostřednictvím které jste sdíleli referenční číslo. E-mail nebo dodací list, který toto číslo obsahuje, je součástí tohoto důkazu. Při kontrole může příslušný orgán požádat, jak se produkt pohyboval řetězcem, a chybějící článek v tomto řetězci se hůře opravuje později než pokud se předem řádně zaznamenává.
Právní posouzení toho, kdo v Vašem konkrétním dodavatelském řetězci musí předložit kterou prohlášku a kdy postačuje odkaz na existující číslo, zůstává na Vás a v případě potřeby na právníkovi nebo příslušném orgánu dohledu. Více o tom, jak eudri.com strukturuje složky a prohlášení, aniž bychom sami tvrdili, že je produkt osvobozen od odlesňování, si přečtete na stránce, která vysvětluje, odkud naše informace pocházejí.
Chcete-li si nejdříve ujasni, jakou roli v dodavatelském řetězci máte a jaká povinnost s ní souvisí, je to výchozím bodem. Absolvujte bezplatnou kontrolu role nebo si prohlédněte témata v nejčastěji kladených otázkách o EUDR abyste viděli, který krok je pro Vaši situaci relevantní.