Wenn Sie gemäß EUDR eine Erklärung zur Sorgfaltsprüfung im EU-Informationssystem einreichen, erhält diese Erklärung eine Referenznummer. Geben Sie diese Nummer nicht an die Partei weiter, die Ihr Produkt anschließend weiterhandelt, kann diese Partei sich nicht auf Ihre Erklärung berufen und muss möglicherweise selbst erneut eine Sorgfaltsprüfung durchführen, mit all der Zeit und Dokumentation, die damit verbunden ist. In der Praxis bedeutet dies Verzögerungen, zusätzliche Anfragen von Ihrem Abnehmer und eine Handelsbeziehung unter Druck.
Die Referenznummer ist kein administratives Detail, sie ist das Verbindungsglied, mit dem das Informationssystem ein Produkt durch die Lieferkette verfolgbar macht. Wer weiter unten in der Lieferkette dasselbe Produkt ohne Änderung weiterverkauft, kann auf die bereits eingereichte Erklärung verweisen, anstatt eine neue Erklärung zu erstellen. Fehlt diese Nummer, fehlt diese Möglichkeit, und die Last wird auf das nächste Glied in der Kette verlagert.
Warum die Nummer das Rückgrat der Lieferkette ist
Die Verordnung unterscheidet zwischen Wirtschaftsakteuren, die ein Produkt erstmals auf den EU-Markt bringen, und Händlern, die es anschließend weiterhandeln. Händler ohne KMU-Status müssen grundsätzlich selbst eine Erklärung einreichen oder auf eine bestehende verweisen. Kleinere Händler dürfen unter bestimmten Bedingungen auf die Referenznummer ihres Lieferanten verweisen. Ohne diese Nummer entfällt diese Verweisung, und es muss dennoch eine separate Erklärung eingereicht werden, während die zugrunde liegenden Daten über Herkunft und Geostandort möglicherweise nicht bei diesem Abnehmer, sondern bei Ihnen liegen.
Das betrifft nicht nur den Abnehmer. Wenn Ihre eigene Erklärung nicht korrekt an das nächste Kettenglied weitergeleitet wird, kann dies bei einer Kontrolle weiter unten in der Lieferkette Fragen aufwerfen, und diese Fragen landen oft trotzdem bei Ihnen, weil Sie die Quelle der Daten sind. Wer mehr darüber erfahren möchte, wie Rollen und Verpflichtungen in der Lieferkette genau zusammenhängen, findet einen Überblick in der Rollencheck, die in ein paar Fragen Ihre Position in der Lieferkette zeigt.
Was in der Praxis schief geht
Am häufigsten passieren Fehler bei der Übergabe innerhalb eines Unternehmensverbunds, beispielsweise zwischen einem Importeur und einem verbundenen Distributor, wobei man davon ausgeht, dass die Erklärung ‚innerhalb des Unternehmens' bereits bekannt ist. Das Informationssystem arbeitet jedoch pro Einreichung, nicht nach Unternehmensname. Auch bei Mischchargen, bei denen eine Sendung aus mehreren Lieferungen besteht, ist nicht selbstverständlich, welche Referenznummer zu welchem Teil gehört, und das erfordert eine sorgfältige Verwaltung pro Produktstrom.
Ein zweiter wiederkehrender Punkt ist das Timing. Eine Erklärung wird eingereicht, bevor ein Produkt auf den Markt kommt oder exportiert wird, aber die Referenznummer erreicht das nächste Kettenglied manchmal erst nach der Lieferung, weil sie nicht standardmäßig Teil der Handelsdokumente ist. Wer dies strukturell vermeiden möchte, nimmt die Nummer als festen Bestandteil der Rechnungsstellung oder des Lieferdossiers auf, neben den anderen Daten, die ohnehin bereits erfasst werden. Wie ein solches Dossier pro Produktstrom aussieht, einschließlich der relevanten Dokumente, wird beschrieben in die Wissensdatenbank mit Themen für verschiedene Situationen.
Was dies für Ihre eigene Verwaltung bedeutet
Die Verpflichtung, Daten fünf Jahre lang zu speichern, gilt nicht nur für die Erklärung selbst, sondern auch für die Korrespondenz, mit der Sie die Referenznummer weitergegeben haben. Eine E-Mail oder ein Lieferschein, in dem die Nummer aufgeführt ist, ist Teil dieses Nachweises. Bei einer Kontrolle kann die zuständige Behörde fragen, wie sich ein Produkt durch die Lieferkette bewegt hat, und ein fehlendes Glied in dieser Kette ist schwieriger nachträglich zu klären als vorher ordnungsgemäß festzuhalten.
Die gesetzliche Bewertung, wer in Ihrer spezifischen Lieferkette welche Erklärung einreichen muss und wann ein Verweis auf eine vorhandene Nummer ausreicht, bleibt Ihnen überlassen und gegebenenfalls einem Rechtsbeistand oder der zuständigen Behörde. Mehr darüber, wie eudri.com Dossiers und Erklärungen strukturiert, ohne selbst zu erklären, dass ein Produkt entwaldungsfrei ist, lesen Sie auf der Seite, die erklärt, woher unsere Informationen stammen.
Möchten Sie zunächst klar erkennen, welche Rolle Sie selbst haben und welche Verpflichtung damit verbunden ist, dann ist das der Ausgangspunkt. Führen Sie die kostenlose Rollenprüfung durch oder blättern Sie durch die Themen in den häufig gestellten Fragen zur Verordnung über entwaldungsfreie Produkte um zu sehen, welcher Schritt für Ihre Situation relevant ist.