Jeśli w ramach EUDR złożysz oświadczenie o due diligence w systemie informacyjnym UE, to oświadczenie otrzyma numer referencyjny. Jeśli tego numeru nie przekażesz stronie, która następnie będzie dalej handlować Twoim produktem, to strona ta nie będzie mogła powołać się na Twoje oświadczenie i być może będzie musiała sama przeprowadzić due diligence, ze wszelką związaną z tym dokumentacją i czasem. W praktyce oznacza to opóźnienia, dodatkowe pytania od odbiorcy i naciski na relację handlową.
Numer referencyjny to nie szczegół administracyjny, to łącze, za pomocą którego system informacyjny śledzi produkt przez łańcuch. Ktoś dalej w łańcuchu, kto sprzedaje ten sam produkt bez zmian, może powołać się na już złożone oświadczenie zamiast sporządzać nowe. Bez tego numeru ta możliwość znika i obciążenie przechodzi na następne ogniwo.
Dlaczego numer jest osią łańcucha
Rozporządzenie rozróżnia uczestników rynku, którzy po raz pierwszy wprowadzają produkt na rynek UE, oraz handlowców, którzy handlują nim dalej. Handlowcy, którzy nie mają statusu MŚP, muszą z zasady sami złożyć oświadczenie lub powołać się na istniejące. Mniejsi handlowcy mogą pod pewnymi warunkami powołać się na numer referencyjny swojego dostawcy. Bez tego numeru ta możliwość odpada i trzeba sporządzić oddzielne oświadczenie, podczas gdy dane dotyczące pochodzenia i geolocalizacji mogą być u Ciebie, a nie u odbiorcy.
To nie dotyczy tylko odbiorcy. Jeśli Twoje własne oświadczenie nie przejdzie prawidłowo do następnego ogniwa, może to wywołać pytania podczas kontroli dalej w łańcuchu, a te pytania często do Ciebie i tak wrócą, ponieważ jesteś źródłem danych. Osoby chcące wiedzieć więcej na temat tego, jak role i obowiązki w łańcuchu dokładnie się wiążą, znajdą przegląd w sprawdzenia roli, które w kilku pytaniach pokazuje Państwa pozycję w łańcuchu dostaw.
Co się w praktyce psuje
Najczęściej dochodzi do błędów przy przekazywaniu między spółkami w grupie, na przykład między importerem a powiązanym dystrybutorem, gdy zakłada się, że oświadczenie jest już znane 'w firmie'. System informacyjny pracuje jednak na podstawie zgłoszenia, a nie nazwy firmy. Również w przypadku partii mieszanych, gdy jedna przesyłka składa się z wielu dostaw, nie jest oczywiste, który numer referencyjny odpowiada której części, a to wymaga starannej ewidencji na producent.
Drugi powtarzający się problem to harmonogram. Oświadczenie jest składane przed wprowadzeniem produktu na rynek lub jego wywozem, ale numer referencyjny czasem dociera do następnego ogniwa dopiero po dostarczeniu, ponieważ nie jest standardową częścią dokumentów handlowych. Aby zapobiec temu systematycznie, umieść numer jako stałą część fakturowania lub dossier dostawy, obok pozostałych danych, które i tak są prowadzone. Jak takie dossier na producent wygląda, w tym towarzyszące mu dokumenty, opisano w bazie wiedzy z tematami dla każdej sytuacji.
Co to oznacza dla Twojej własnej ewidencji
Obowiązek przechowywania danych przez pięć lat dotyczy nie tylko samego oświadczenia, ale także korespondencji, w której udostępniłeś numer referencyjny. E-mail lub paragon dostawy zawierający numer są częścią tego dowodu. Podczas kontroli właściwy organ może zapytać, jak produkt przeniósł się przez łańcuch, a brakujące ogniwo w tym łańcuchu trudniej jest naprawić później niż wcześniej prawidłowo udokumentować.
Prawna ocena tego, kto w Waszym łańcuchu dostaw musi złożyć jakie oświadczenie i kiedy wystarczy odesłanie do istniejącego numeru, pozostaje do Waszej odpowiedzialności i, w razie potrzeby, do odpowiedzialności prawnika lub właściwego organu nadzorczego. Więcej na temat sposobu, w jaki eudri.com strukturyzuje pliki i oświadczenia, bez deklarowania ze strony nas samych, że produkt jest wolny od wylesiania, przeczytacie Państwo na stronie wyjaśniającej pochodzenie naszych informacji.
Jeśli chcecie najpierw jasno poznać waszą rolę i związane z nią obowiązki, jest to punkt wyjścia. Wykonajcie bezpłatny test roli lub przejrzyjcie tematy w najczęściej zadawane pytania dotyczące Rozporządzenia w sprawie deforestacji aby zobaczyć, który krok jest istotny dla Waszej sytuacji.