Kui esitate EUDR-i alusel hoolsuskohustuse avalduse EU-teabesüsteemis, saab see avaldus referentsinumbri. Kui te seda numbrit ei edasta osapoolele, kes seejärel teie toodet edasi vahetab, ei saa ta osaleda teie avaldusele ja peab võimalikult ise uuesti hoolsuskohustust täitma, koos kogu ajaga ja dokumentatsiooniga, mis sellega seotud on. Praktikas tähendab see viivitust, täiendavaid küsimusi teie ostjalt ja kaupasuhte, mis satub surve alla.
Referentsinumber ei ole administratiivne detail, see on ahel, mille kaudu teabesüsteem jälgib toodet tarneahelas. Kes edasi ahelas sama toodet ilma muudatuseta edasi müüb, võib viidata avaldusele, mis on juba esitatud, selle asemel et koostada uut avaldust. Kui see number puudub, siis puudub see võimalus ja koorem nihkub järgmisele lülile.
Miks on number ahelate pöördepunktiks
Määrus eristab turujõude, kes toovad toodet esimesena EL-i turule, ja kauplejaid, kes edasi seda vahetavad. Kauplejad, kellel puudub väikeettevõtte staatus, peavad põhimõtteliselt ise avalduse esitama või viidata olemasolevale. Väiksemad kaulejad võivad teatud tingimustel viidata oma tarnija referentsinumbrile. Ilma selle numbrita see viide kaob ja tuleb eraldi avaldus, kuigi alusandmed päritolu ja geolokatsiooni kohta võivad olla mitte teie ostjal, vaid teil.
See mõjutab mitte ainult ostjat. Kui teie avaldus ei edene korrektselt järgmisele lülile, võib see tekitada küsimusi kontrolli ajal ahela edasi, ja need küsimused jõuavad sageli teile, sest te olete andmete allikas. Kes soovib teada rohkem selle kohta, kuidas rollid ja kohustused ahelas täpselt kokku sobivad, leiab ülevaate rollide kontrollimisega, mis näitab paari küsimusega teie positsiooni ahelas.
Mis praktikas valesti läheb
Kõige sagedamini läheb valesti üleandmisel korporatiivses grupis, näiteks importöö ja seotud levitaja vahel, kus eeldatakse, et avaldus on 'ettevõttes' juba teada. Teabesüsteem töötab aga sisestuse kaupa, mitte ettevõtte nime kaupa. Ka segapartiile puhul, kus üks saadetis koosneb mitmest tarnest, ei ole enesestmõistetav, milline referentsinumber millise osa juurde kuulub, ja see nõuab hoolsast administreerimist tootevoo kaupa.
Teine korduv punkt on ajaline. Avaldus esitatakse enne toodet turule jõudmist või väljaandmist, kuid referentsinumber jõuab järgmisele lülile mõnikord alles pärast tarnimist, sest see ei ole kauplemisdokumentide tavapärane osa. Kes soovib seda süsteemselt vältida, võtab numbri faktureerimisel või tarne dossiees kindla osana, koos teiste andmetega, mida nagunii jäetakse alles. Kuidas selline tootevoo-kaupa koostatud dossier välja näeb, kaasaarvatud sellega seotud dokumendid, on kirjeldatud teadmusbaasis teemade kaupa olukordi.
Mida see tähendab teie enda administreerimisele
Andmete viis aastat säilitamise kohustus ei kehti mitte ainult avaldusele endale, vaid ka kirjavahetusele, mille kaudu te referentsinumbreid jagasite. E-post või tarne kviitants, millel number on, on osa sellest tõendist. Kontrolli ajal võib pädev asutus küsida, kuidas toode on tarneahelas liikunud, ja puuduv lüli selles ahelas on raskem hiljem õigeks teha kui ette head dokumenteerida.
Seadusest tulenev hindamine selle kohta, kes teie konkreetses ahelas peab esitama millise avalduse ja millal piisab olemasoleva numbri viitamisest, jääb teie kanda ja vajaduse korral juristile või pädevatele järelevalveasutustele. Lisateavet selle kohta, kuidas eudri.com dokumente ja avaldusi struktureerib, ilma et me ise väidaksime, et toode on ontsoniteta, leiate aadressilt lehelt, kus selgitatakse, kust meie teave pärit on.
Kui soovite kõigepealt selgeks saada, milline on teie enda roll ja milline kohustus sellega kaasneeb, siis see on alguspunkt. Tehke tasuta rollide kontrollimine või sirvige teemasid aadressil korduma kippuvate küsimuste EUDR kohta et näha, milline samm on teie olukorra jaoks oluline.