Hvilke oplysninger skal jeg udfylde i en due diligence-erklæring?

En erklæring indeholder virksomhedsdata, produktoplysninger og jordlodder

En due diligence-erklæring består af et fast sæt data: hvem der indsender erklæringen, hvilket produkt det handler om, hvor det kommer fra, og hvilken grundlag risikobedømmelsen er foretaget på. Konkret drejer det sig om virksomhedens identifikationsdata, en produktbeskrivelse inklusive KN-kode og handelsnavn, produktionslandet eller -regionen, og jordlodernes geografiske placering, hvor råvaren stammer fra. Ved større partier eller flere jordlodder skal denne geografiske placering angives separat for hver jordlod, ikke som én samlet betegnelse.

Derudover indeholder erklæringen en erklæring om, at due diligence-pligten er opfyldt, og at en ubetydelig risiko er fastslået på det grundlag. Når man befinder sig længere oppe i kæden og leverer produktet uændret videre, skal man normalt ikke indsamle alle de underliggende data igen, men kan nøjes med en forenklet erklæring, der henviser til referencenumrene på erklæringerne, der tidligere er indgivet i kæden. Disse data indtastes i EU-informationssystemet for ontbossingsforordningen, det register, hvor erklæringer opbevares, og hvor kompetente myndigheder har adgang. Hvilken konklusion om risiko der indføres heri, er en vurdering foretaget af markedsaktøren eller forhandleren selv; en tjenesteyder kan højst hjælpe med at strukturere disse data og udfylde formularen korrekt.

Bilag II i Forordning 2023/1115 fastslår dette

Indholdet af due diligence-erklæringen er fastlagt i bilag II til Forordning (EU) 2023/1115, som angiver de obligatoriske data: identificering af markedsaktøren, produktbeskrivelse med KN-kode, mængde, produktionsland og jordlodders geografiske placering. Artikel 4 og artikel 5 i samme forordning beskriver, hvornår en fuldstændig erklæring er påkrævet, og hvornår en forenklet erklæring kan bruges. EU-informationssystemet for ontbossingsforordningen er det sted, hvor disse erklæringer indgives og registreres.