Quelles données dois-je remplir dans une déclaration de diligence raisonnable ?

Une déclaration contient les données de l'entreprise, les informations sur les produits et les parcelles

Une déclaration de diligence raisonnable se compose d'un ensemble fixe de données : qui soumet la déclaration, quel produit est concerné, d'où il provient et sur la base de quel examen du risque la déclaration a été établie. Concrètement, il s'agit des données d'identification de l'entreprise, d'une description du produit comprenant le code SH et la dénomination commerciale, du pays ou de la région de production, et de la géolocalisation des parcelles d'où provient la matière première. Pour les lots plus importants ou plusieurs parcelles, cette géolocalisation doit être indiquée séparément pour chaque parcelle, et non comme une seule désignation collective.

En outre, la déclaration contient une déclaration selon laquelle le devoir de diligence a été respecté et qu'un risque négligeable a été établi sur cette base. Tout opérateur ultérieur dans la chaîne qui commercialise le produit sans modification n'a généralement pas besoin de collecter à nouveau tous les données sous-jacentes, mais peut se contenter d'une déclaration simplifiée qui renvoie aux numéros de référence des déclarations déjà soumises antérieurement dans la chaîne. Ces données sont entrées dans le système d'information de l'Union pour le règlement sur la déforestation, le registre où les déclarations sont conservées et auquel les autorités compétentes ont accès. La conclusion relative au risque qui y est enregistrée reste une évaluation de l'opérateur du marché ou du négociant lui-même ; un prestataire de services peut tout au plus aider à structurer ces données et à remplir correctement le formulaire.

L'annexe II du Règlement 2023/1115 le prévoit

Le contenu de la déclaration de diligence raisonnable est défini à l'annexe II du Règlement (UE) 2023/1115, qui énumère les données obligatoires : identification de l'opérateur du marché, description du produit avec code SH, quantité, pays de production et géolocalisation des parcelles. L'article 4 et l'article 5 du même règlement décrivent quand une déclaration complète est nécessaire et quand une déclaration simplifiée peut suffire. Le système d'information de l'Union pour le règlement sur la déforestation est le lieu où ces déclarations sont soumises et enregistrées.