was ist die Referenznummer, die ich nach der Einreichung meiner Sorgfaltserklärung erhalte

Was die Referenznummer bedeutet und wofür Sie sie verwenden

Die Referenznummer ist der Nachweis, dass Ihre Sorgfaltserklärung eingereicht und im EU-Informationssystem registriert wurde; zusammen mit der entsprechenden Verifizierungsnummer bildet sie den Schlüssel, mit dem Sie und andere diese Erklärung später auffinden können. Beide Nummern erscheinen nach der Einreichung im Register und gehören zu dieser einen Erklärung, nicht zu einer ganzen Sendung oder einem ganzen Lieferanten.

In der Praxis erscheint diese Nummer an mehreren Stellen. Bei der Ein- oder Ausfuhr muss sie zusammen mit der Verifizierungsnummer in der Zollanmeldung angegeben werden, damit die Zollbehörde die Sendung mit der zugrunde liegenden Erklärung verknüpfen kann; wie diese Verknüpfung genau funktioniert, ist auf der Seite über wie eine Sorgfaltserklärungsnummer mit der Zollanmeldung zusammenhängtbeschrieben. Wer später in einer Lieferkette sitzt und dieselbe Rohware weiterverkauft, gibt diese Nummer häufig an die nächste Partei weiter, damit diese sich auf die zugrunde liegende Erklärung stützen kann, ohne selbst eine neue aufzustellen. Bewahren Sie die Nummer daher zusammen mit dem Rest Ihres Dossiers auf: Es ist nicht etwas, das Sie nur bei der Einreichung benötigen, sondern etwas, auf das Sie bei jedem weiteren Schritt in der Lieferkette wieder zurückgreifen müssen.

Woraus dies folgt: das EU-Informationssystem und die Einreichungspflicht

Die Verpflichtung, eine Sorgfaltserklärung über das EU-Informationssystem einzureichen, und die Rolle der Referenz- und Verifizierungsnummer dabei folgen aus den Bestimmungen über das Informationssystem in der Verordnung (EU) 2023/1115. Das System selbst, in dem Erklärungen registriert und Nummern vergeben werden, ist über das Register der Europäischen Kommission zugänglich. Wie die Einreichung genau abläuft und welche Daten dabei erforderlich sind, ist auf den Seiten über die schrittweise Einreichung einer Sorgfaltserklärung und über welche Daten in einer Sorgfaltserklärung enthalten sein müssen.