De meestgemaakte fout bij de vijfjarige bewaarplicht van de EUDR is dat bedrijven wel het referentienummer van hun due-diligenceverklaring bewaren, maar niet de documenten waarop die verklaring is gebaseerd. Het nummer zelf zegt een toezichthouder weinig; het gaat om de geolocatiegegevens, de leveranciersverklaringen, de risicobeoordeling en de bewijsstukken van herkomst die daarachter horen te zitten. Ontbreken die, dan staat er een verklaring zonder onderbouwing.
Deze fout ontstaat meestal niet uit onzorgvuldigheid, maar uit de manier waarop dossiers in de praktijk groeien: per e-mail, per collega, per leverancier, zonder vaste plek. Hieronder staat waar het concreet misgaat en wat daaraan te doen is.
Documenten raken verspreid over systemen en personen
Een inkoper vraagt geodata op bij een leverancier, zet het bestand in zijn eigen mailbox en stuurt het door naar de boekhouding voor de verklaring. Vijf jaar later is die inkoper misschien niet meer in dienst, de mailbox is opgeschoond en het bestand is nergens anders terug te vinden. De verordening vraagt niet om een proces dat afhankelijk is van één persoon, maar om documentatie die herleidbaar blijft, ook als mensen van functie wisselen. Wie dossiers per productstroom vastlegt in plaats van per collega, voorkomt dit probleem grotendeels. het overzicht van bewaarplichten per grondstof laat zien welke documenten voor uw product precies worden verwacht.
Alleen de laatste versie wordt bewaard
Geolocatiegegevens en leveranciersinformatie veranderen: een perceel wordt opnieuw ingemeten, een leverancier wisselt van herkomstregio, een risicoclassificatie van een land verandert. Veel bedrijven overschrijven oude bestanden met de nieuwe versie, omdat dat intuïtief voelt als bijhouden. Voor de bewaarplicht is dat juist een probleem: als een controle plaatsvindt over een levering van twee jaar geleden, moet de documentatie van dát moment beschikbaar zijn, niet de huidige stand van zaken. Versies overschrijven in plaats van toevoegen is daarmee een van de stillere fouten, omdat niemand merkt dat er iets ontbreekt totdat het nodig is.
De risicobeoordeling zelf wordt niet bewaard
Een tweede terugkerende fout is dat bedrijven wel de brondocumenten bewaren, maar niet vastleggen hóe zij tot hun risicobeoordeling zijn gekomen. De verordening vraagt om onderbouwing van de afweging, niet alleen om de losse bouwstenen ervan. Zonder die onderbouwing is achteraf niet meer te reconstrueren welke informatie is meegewogen en welke conclusie daaruit volgde. De risicobeoordeling zelf blijft de verantwoordelijkheid van de marktdeelnemer; het vastleggen ervan is wat de bewaarplicht in de praktijk betekent.
Bewaren op een plek die niet standhoudt
Bestanden op een lokale harde schijf, in een privé-cloudaccount van een medewerker, of in een systeem dat na een fusie of migratie niet is meegenomen: ook dit komt vaker voor dan verwacht. Vijf jaar is in IT-termen een lange periode, en systemen die vandaag vanzelfsprekend lijken, bestaan niet automatisch nog in 2030. Een vaste, van personen onafhankelijke opslagplaats per productstroom voorkomt dat documentatie meeverhuist met een account dat op een dag wordt opgeheven. Hoe gegevens daarbij worden beveiligd en toegankelijk blijven, staat toegelicht op de pagina over hoe wij met uw gegevens omgaan.
Hoe u dit voorkomt
De kern van de oplossing is simpel te formuleren, ook al kost de uitvoering tijd: leg per productstroom één dossier aan, voeg nieuwe informatie toe in plaats van oude te overschrijven, en zorg dat het dossier niet aan één medewerker hangt. Dat geldt voor geolocatiegegevens, leveranciersverklaringen, correspondentie over herkomst en de onderbouwing van de risicobeoordeling. Wie dat proces liever niet volledig zelf opzet, kan lezen hoe een dossier bij ons wordt opgebouwd en bewaard en zo zien welk deel van het werk wordt overgenomen en welk deel bij de marktdeelnemer blijft.
De exacte eisen die aan de bewaarplicht worden gesteld, blijven onderdeel van de officiële verordening en de uitleg van de bevoegde toezichthouder; bij twijfel over uw specifieke situatie is een jurist of de toezichthouder de aangewezen partij. Wilt u eerst weten welke rol en welke verplichtingen voor u gelden, dan geeft de gratis rollencheck in een paar vragen een eerste richting, waarna u op de kennisbank per onderwerp verder kunt lezen.