Het indienen van een due-diligenceverklaring in het Europese informatiesysteem duurt op zichzelf niet lang: eenmaal ingelogd en met een compleet dossier is de verklaring doorgaans binnen een kwartier gegenereerd en verstuurd, en krijgt u een referentienummer terug. De doorlooptijd waar mkb-bedrijven tegenaan lopen zit vrijwel altijd vóór dat moment, in het compleet krijgen van het dossier zelf. Wie daar realistisch naar kijkt, houdt rekening met dagen tot weken, niet met minuten.
De reden is simpel: de verklaring is de laatste stap in een keten van gegevens die u meestal niet zelf in huis heeft. U heeft geodata van percelen nodig, een risicoclassificatie van het herkomstland, en documenten die aantonen dat de producten daar legaal zijn geproduceerd. Al die onderdelen moeten kloppen en bij elkaar passen voordat een verklaring inhoudelijk compleet is. Het invullen van het systeem zelf is dan het makkelijkste onderdeel.
Waar de tijd echt naartoe gaat
In de praktijk valt de doorlooptijd uiteen in drie blokken. Het eerste is het verzamelen van herkomstgegevens bij leveranciers: percelen, coördinaten, data van productie. Dit blok duurt het langst als u voor het eerst met een leverancier over deze gegevens spreekt, en korter als dit al onderdeel is van een lopende inkooprelatie. Het tweede blok is de validatie: kloppen de coördinaten met het opgegeven perceel, is het land correct geclassificeerd, ontbreekt er niets voor de productstroom in kwestie. Dit is het blok waar u fouten het liefst vroeg opspoort, want een onvolledig dossier dat u pas bij het indienen ontdekt, kost u de meeste tijd terug. Het derde blok is de indiening zelf: het genereren van de verklaring, het invullen van de laatste velden in het informatiesysteem, en het versturen.
Wie voor het eerst een dossier opbouwt, onderschat vaak het eerste blok. Een leverancier die nog nooit om geocoördinaten is gevraagd, moet dat zelf uitzoeken of navragen bij zijn eigen toeleveranciers, en dat gaat zelden binnen een paar dagen. Bij herhaalaankopen van dezelfde leverancier en hetzelfde perceel is dat de tweede of derde keer aanzienlijk sneller, omdat de basisgegevens al vastliggen en alleen actuele documenten en eventuele wijzigingen in het perceel nog gecontroleerd hoeven te worden.
Wat de indiening zelf vertraagt
Als het dossier compleet is, loopt de indiening in het informatiesysteem meestal soepel. Vertraging op dit punt ontstaat vooral door drie dingen: een registratie die nog niet op orde is, een referentienummer van een leverancier dat niet correct is overgenomen, of een verklaring die is opgesteld voor de verkeerde rol in de keten. Dat laatste is de reden dat het vaststellen van uw rol en de bijbehorende ingangsdatum een aparte, eerdere stap verdient en niet iets is dat u er bij het indienen zelf even bij doet. Wie dat nog niet scherp heeft, kan dat in een paar vragen laten uitwijzen voordat het dossier wordt opgebouwd.
Een ander punt waar tijd verloren gaat, is onduidelijkheid over welke documenten precies bij welke grondstof en welk land horen. Dat verschilt per productstroom, en het is niet iets wat u onder tijdsdruk wilt uitzoeken terwijl een zending klaarstaat. In de kennisbank per onderwerp staat dit per situatie uitgewerkt, zodat u dat voorwerk eerder in het proces doet in plaats van vlak voor indiening.
Wat u er zelf aan kunt doen
De belangrijkste tijdswinst zit niet in het systeem, maar in hoe vroeg u begint met het opvragen van herkomstgegevens en hoe gestructureerd u die vastlegt. Een dossier dat per productstroom is opgebouwd — leverancier, land, perceel, documenten — is sneller compleet te krijgen dan gegevens die verspreid over mailwisselingen en losse bestanden staan. Hoe wij die structurering en validatie precies aanpakken, staat toegelicht op de pagina over onze werkwijze. De inhoudelijke risicobeoordeling en de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de verklaring blijven bij de marktdeelnemer zelf; wij ondersteunen bij het structureren, valideren en genereren, niet bij het beoordelen of een product ontbossingsvrij is.
Voor wie twijfelt of de eigen situatie überhaupt om een verklaring vraagt, of wanneer die precies moet worden ingediend, is het raadzaam eerst dat uit te zoeken voordat er tijd in het dossier gaat zitten. Met de gratis rollencheck ziet u binnen een paar minuten waar u staat, en in de verzameling veelgestelde vragen vindt u antwoord op de meeste praktische twijfels die tijdens dit proces opkomen.