Ja, u mag de bewaarplicht van vijf jaar uit de EUDR zelf organiseren. De verordening schrijft geen specifiek systeem of leverancier voor; zij schrijft voor dát u de onderliggende documenten, geolocatiegegevens en de due-diligenceverklaring vijf jaar toegankelijk houdt voor de bevoegde autoriteit. Hoe u dat technisch inricht, is aan u.
De vraag die er in de praktijk achter zit, is een andere: lukt het om dat vijf jaar lang consequent, compleet en vindbaar te houden met de middelen die u nu heeft? Voor een enkele productstroom met een stabiele leverancier is dat vaak te doen. Zodra er meerdere grondstoffen, landen of leveranciers bij komen, groeit het risico dat iets ontbreekt op het moment dat u het nodig heeft.
Wat de bewaarplicht concreet van u vraagt
Het gaat niet om één document maar om een dossier: de due-diligenceverklaring zelf, de geolocatiegegevens van de percelen, de documenten waarmee u de herkomst en de legaliteit onderbouwt, de risicobeoordeling die u heeft uitgevoerd, en de correspondentie met leveranciers daarover. Al die onderdelen moeten samen vijf jaar bewaard blijven en, bij een verzoek, snel terug te vinden zijn. Welke stukken dat precies zijn, verschilt per grondstof; voor koffie ligt de nadruk anders dan voor hout of rundvee. Een overzicht per grondstof vindt u in de kennisbank met documentatie per grondstof.
Wat u zelf prima kunt doen
Een aantal zaken is administratief van aard en vraagt geen specialistische kennis. U kunt zelf een vaste map- of bestandsstructuur per productstroom opzetten, zodat geolocatiegegevens, facturen en verklaringen bij elkaar staan. U kunt zelf een lijst bijhouden van welk document bij welke zending hoort en wanneer de bewaartermijn voor dat document begint te lopen. En u kunt zelf afspreken wie binnen uw organisatie verantwoordelijk is als iemand met vakantie is of vertrekt. Dat laatste klinkt vanzelfsprekend, maar is in de praktijk de meestvoorkomende reden dat een dossier incompleet raakt: de kennis zat bij één persoon, niet in het systeem.
Waar het zelf doen vaak misgaat
De meeste problemen ontstaan niet bij het verzamelen, maar bij het consistent houden over tijd. Een spreadsheet of een reeks e-mailmappen werkt het eerste jaar goed, maar raakt na een paar wisselingen van leverancier, medewerker of productlijn al snel verouderd. Een ander terugkerend knelpunt is dat geolocatiegegevens en de bijbehorende verklaring los van elkaar worden bewaard, waardoor op het moment van een verzoek niet meteen duidelijk is welk bestand bij welke zending hoort. En omdat de bewaartermijn per document op een ander moment kan beginnen te lopen, is het lastig om met een losse mappenstructuur bij te houden wanneer iets eigenlijk nog relevant is en wanneer niet meer.
Zelf doen, met ondersteuning waar het telt
Veel mkb-bedrijven kiezen daarom voor een tussenweg: de brondocumenten en de leveranciersrelatie blijven bij henzelf, maar de structuur, de koppeling tussen geolocatie en verklaring, en de bewaking van de termijn worden met een systeem ondersteund. Dat is ook waar eudri.com in past: wij structureren en valideren het dossier per productstroom en genereren daaruit de verklaring, maar de wettelijke risicobeoordeling en de uiteindelijke keuzes blijven bij u als marktdeelnemer. Omdat een dossier ook commercieel gevoelige leveranciersgegevens bevat, is het de moeite waard om vooraf te kijken hoe gegevens worden opgeslagen en beveiligd; dat staat toegelicht op de pagina over hoe wij met uw gegevens omgaan.
Eerst weten waar u staat
Voordat u beslist hoe u de bewaarplicht inricht, is het nuttig om eerst scherp te hebben welke rol u in de keten heeft en welke verplichting daarbij hoort, want dat bepaalt ook hoe uw dossier eruit moet zien. Dat kunt u in een paar vragen nagaan met de gratis rollencheck. Wilt u precies zien welke stappen wij automatiseren en welke bij u blijven, bekijk dan hoe het proces van dossier tot verklaring werkt.
Voor de eigen situatie, inclusief de vraag of uw huidige manier van bewaren toereikend is, blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het juiste aanspreekpunt. Wilt u eerst zelf verkennen wat er voor uw producten en rol geldt, begin dan met de gratis rollencheck of blader door de onderwerpen in de kennisbank.