Många företag som förbereder sig för EU:s förordning om skogsfritt (EUDR) lägger mest tid på att samla in geopositioneringsdata och leverantörsinformation. Det är berättigat, men det är vanligtvis inte det steg där det går fel. Det vanligaste misstaget ligger i själva deklarationen: ett referensnummer som saknas, inte längre är giltigt, eller inte stämmer överens med varorna som det används för.
Den som kommer senare i kedjan efter den första marknadsaktören — en handlare, en förädlare, en importör som säljer vidare varor inom EU — får under vissa villkor hänvisa till den tillbörlighetskontrolldeklaration som redan lämnats in tidigare i kedjan, i stället för att själv samla in alla underliggande uppgifter på nytt. Det görs via det referensnummer som EU:s informationssystem utfärdar vid inlämningen. Det är precis där det ofta går fel.
Varför det ofta sker på detta sätt
Referensnummer skickas ofta via e-post eller på en leverantörsfaktura, skilda från den produkt de faktiskt hör till. För företag som arbetar med varierande partier och flera leverantörer försvinner snabbt överblicken över vilket nummer som hör till vilken leverans. Ett annat återkommande problem är att numret stämmer när varorna mottas, men inte längre är giltigt när den egna deklarationen lämnas in, till exempel för att den underliggande deklarationen har dragits tillbaka eller ersatts.
Det förekommer också att ett nummer övertas utan att det kontrolleras om det faktiskt motsvarar rätt råvara, rätt ursprungsland och rätt kvantitet. Det verkar inte vara ett problem vid första inlämningen, men blir tydligt så snart en tillsynsmyndighet följer kedjan och uppgifterna inte stämmer överens.
Vilka konsekvenserna är
En deklaration med ett felaktigt eller ospårbart referensnummer kan avvisas av informationssystemet vid inlämningen, eller — värre — accepteras trots att den underliggande kopplingen inte stämmer. I det senare fallet märker ni ofta det först när frågor ställs, och då är det mer arbete att utreda vad som gick fel än att ha dokumenterat det korrekt från början.
Hur du undviker detta
Kärnan är enkel: dokumentera för varje parti varor vilket referensnummer som hör till det, vem du fick det från och på vilket datum. Fråga alltid leverantören själv om numret fortfarande är giltigt om du är osäker, i stället för att lita på ett nummer du fick för flera månader sedan. förklaringen per skyldighet i kunskapsbasen tar upp vad som exakt måste dokumenteras för vilken roll, och när du som handlare får hänvisa till en tidigare deklaration i stället för att själv genomföra en fullständig tillbörlighetskontroll.
Den som är osäker på om han befinner sig i denna situation — marknadsaktör som lämnar in först, eller handlare som hänvisar till en tidigare länk — kan få det utrett i ett par frågor. Den roll som passar ditt företag bestämmer inte bara startdatumet för din skyldighet, utan också om du själv uppbygger en fullständig deklaration eller kan förlita dig på arbetet från en länk tidigare i kedjan.
Andra fel som ofta förekommer tillsammans
Ett felaktigt referensnummer kommer sällan ensamt. Företag som gjort detta misstag visar sig ofta också ha osäkerhet om vilka dokument de måste spara tillsammans med deklarationen, och för hur länge. Det är en separat skyldighet: uppgifter och underliggande dokument måste förbli tillgängliga under en fastställd period, även efter inlämningen av deklarationen. Se till att kopplingen mellan referensnummer, parti varor och underliggande dokument är dokumenterad på ett ställe, inte spridd över e-postmeddelanden och fakturor.
Eudri.com strukturerar denna data per produktström: vilken leverantör, vilket ursprungsland, vilka jordstyckningar och vilket referensnummer som hör samman, med tillhörande dokument. På grundval därav genererar vi förklaringen om due diligence eller den förenklade förklaringen. Vi förklarar aldrig själva att en produkt är avskogningsfri; den lagstadgade riskbedömningen förblir hos er som marknadsaktör eller handlare. Hur vi hanterar data och var källhänvisningen kommer från beskrivs på sidan där informationen kommer från.
Vill ni veta om detta är relevant för ert företag, och vilken roll och skyldighet som passar er? Gör den kostnadsfria rollkontollen, eller läs andra ämnen i kunskapsbasen för att se vilket steg som är nästa för er situation.