Als u onder de EUDR een due-diligenceverklaring indient in het EU-informatiesysteem, krijgt die verklaring een referentienummer. Geeft u dat nummer niet door aan de partij die uw product vervolgens verder verhandelt, dan kan die partij zich niet op uw verklaring beroepen en moet hij mogelijk zelf opnieuw due diligence uitvoeren, met alle tijd en documentatie die daarbij hoort. In de praktijk betekent dit vertraging, extra vragen van uw afnemer en een handelsrelatie die onder druk komt te staan.
Het referentienummer is geen administratief detail, het is de schakel waarmee het informatiesysteem een product door de keten volgt. Wie verderop in de keten hetzelfde product zonder wijziging doorverkoopt, kan verwijzen naar de verklaring die al is ingediend, in plaats van een nieuwe verklaring op te stellen. Ontbreekt dat nummer, dan ontbreekt die mogelijkheid, en schuift de last terug naar de volgende schakel.
Waarom het nummer de spil van de keten is
De verordening onderscheidt marktdeelnemers, die een product voor het eerst op de EU-markt brengen, en handelaren, die het daarna verder verhandelen. Handelaren die geen mkb-status hebben, moeten in beginsel zelf een verklaring indienen of verwijzen naar een bestaande. Kleinere handelaren mogen onder voorwaarden verwijzen naar het referentienummer van hun leverancier. Zonder dat nummer valt die verwijzing weg, en moet er alsnog een aparte verklaring komen, terwijl de onderliggende gegevens over herkomst en geolocatie mogelijk niet bij die afnemer liggen maar bij u.
Dat raakt niet alleen de afnemer. Als uw eigen verklaring niet correct doorwerkt naar de volgende schakel, kan dat vragen oproepen bij een controle verderop in de keten, en die vragen komen vaak alsnog bij u terecht, omdat u de bron van de gegevens bent. Wie meer wil weten over hoe rollen en verplichtingen in de keten precies samenhangen, vindt een overzicht in de rollencheck die in een paar vragen uw positie in de keten laat zien.
Wat er in de praktijk misgaat
Het vaakst gaat het mis bij overdracht binnen een groep bedrijven, bijvoorbeeld tussen een importeur en een gelieerde distributeur, waarbij men ervan uitgaat dat de verklaring 'binnen het bedrijf' al bekend is. Het informatiesysteem werkt echter per indiening, niet per bedrijfsnaam. Ook bij mengpartijen, waarbij één zending uit meerdere leveringen bestaat, is het niet vanzelfsprekend welk referentienummer bij welk deel hoort, en dat vraagt om een zorgvuldige administratie per productstroom.
Een tweede terugkerend punt is timing. Een verklaring wordt ingediend voordat een product op de markt komt of wordt uitgevoerd, maar het referentienummer bereikt de volgende schakel soms pas na levering, omdat het niet standaard onderdeel is van de handelsdocumenten. Wie dit structureel wil voorkomen, neemt het nummer op als vast onderdeel van de facturatie of het leveringsdossier, naast de overige gegevens die toch al worden bijgehouden. Hoe zo'n dossier per productstroom eruitziet, inclusief de documenten die daarbij horen, staat beschreven in de kennisbank met onderwerpen per situatie.
Wat dit betekent voor uw eigen administratie
De verplichting om gegevens vijf jaar te bewaren geldt niet alleen voor de verklaring zelf, maar ook voor de correspondentie waarmee u het referentienummer heeft gedeeld. Een e-mail of leveringsbon waarin het nummer staat, is onderdeel van dat bewijs. Bij een controle kan de bevoegde autoriteit vragen hoe een product zich door de keten heeft bewogen, en een ontbrekende schakel in die keten is lastiger recht te zetten achteraf dan vooraf goed vast te leggen.
De wettelijke beoordeling van wie in uw specifieke keten welke verklaring moet indienen, en wanneer een verwijzing naar een bestaand nummer volstaat, blijft aan u en, waar nodig, aan een jurist of de bevoegde toezichthouder. Meer over hoe eudri.com dossiers en verklaringen structureert, zonder dat wij zelf verklaren dat een product ontbossingsvrij is, leest u op de pagina die uitlegt waar onze informatie vandaan komt.
Wilt u eerst helder krijgen welke rol u zelf heeft en welke verplichting daarbij hoort, dan is dat het startpunt. Doe de gratis rollencheck of blader door de onderwerpen in de meestgestelde vragen over de EUDR om te zien welke stap voor uw situatie relevant is.