какви точно доказателствени документи трябва да събера и да съхранявам за EUDR

Кои документи заедно съставляват досието

EUDR досие се състои от комбинация от данни за произход, геолокационни данни и документи, които показват търговския верижен, допълнени с оценка на риска и мерките, които от нея следват. Конкретно се касае: точното описание и количество на продукта, държавата и парцелите на производство с техните геолокации, името и контактните данни на лицето, което е доставило продукта, и информация, която показва, че дървото, кофето, какаото, каучукът, соята, палмовото масло или говедото е произведено без обезлесяване след съответната дата, и в съответствие със законодателството на държавата на производство. На това се свързват и резултатите от самата оценка на риска: кои рискови показатели са разглеждани, каква информация е консултирана и какво заключение е направено от нея.

Освен тези съдържателни данни, досието трябва да включва и документите, които потвърждават веригата: фактури, договори, транспортни документи и, където е уместно, сертификати или други информация от трети страни, която е използвана като доказателство. Когато лица препродават продукти в ЕС, те също трябва да работят с номера на декларацията, която доставчик предоставя; какво трябва да се направи с този номер е въпрос, който на практика често се разглежда отделно от самото съставяне на досието. Съвкупността от тези документи образува основата, върху която се изгражда декларацията за поведена надлежна проверка или опростена декларация.

Откъде следва това: член 9 и приложение II

Задължението да се събират тези данни произтича от член 9 на Регламент (EU) 2023/1115, който описва съдържанието на системата за поведена надлежна проверка, в комбинация с приложение II, в което са посочени точните изисквания за информация относно геолокацията и произхода. Регламентът тук пряко свързва задължението за съхранение: събраните данни и документи заедно образуват доказателствата, с които пред компетентен орган може да бъде доказано, че задължението за поведена надлежна проверка е изпълнено. Кои конкретни документи трябва да бъдат съхранявани за период от пет години, е описано на страницата за кои данни трябва да се съхранят пет години според регламента за обезлесяване, и как на практика изглежда такава проверка се разглежда в отговора на въпроса как протича EUDR проверка и има ли предупреждение преди това.