aké presne doklady musím zhromaždiť a uchovávať pre EUDR

Ktoré dokumenty spolu tvoria spis

Spis podľa nariadenia o produktoch bez odlesňovania sa skladá z kombinácie údajov o pôvode, geodát a dokumentov preukázňujúcich reťazec obchodu, doplnených o posúdenie rizika a opatrení, ktoré z neho vyplývajú. Konkrétne ide o: presný popis a množstvo produktu, krajinu a parcely výroby s ich geolokaciou, meno a kontaktné údaje dodávateľa produktu, a informácie preukázňujúce, že drevo, kávou, kakao, kaučuk, sójové zrná, palmový olej alebo hovädzie mäso boli vyrobené bez odlesňovania po príslušnom dátume, a v súlade s legislatívou krajiny výroby. Súčasťou sú aj výsledky samotného posúdenia rizika: ktoré rizikové indikátory boli posúdené, aké informácie boli skúmané a aký záver z nich vyplynul.

Okrem týchto vecných údajov je súčasťou spisu aj dokumentácia preukázňujúca reťazec: faktúry, zmluvy, prepravné dokumenty a v príslušných prípadoch certifikácie alebo iné informácie tretej strany, ktoré slúžili ako podpora. Ak osoba predáva produkty znova v rámci EÚ, musí sa vysporiadať aj s číslo vyhlásenia, ktoré dodávateľ poskytuje; čo sa s tým číslom musí stať je otázkou, ktorá sa v praxi často vyskytu okrem samotnej tvorby spisu. Súbor týchto dokumentov tvorí základ, na ktorom sa buduje vyhlásenie o prevedení náležitej starostlivosti alebo zjednodušené vyhlásenie.

Zdroj: články 9 a príloha II

Povinnosť zbierať tieto údaje vyplýva z článku 9 nariadenia (EÚ) 2023/1115, ktorý opisuje obsah systému náležitej starostlivosti, v kombinácii s prílohou II, v ktorej sú uvedené presné požiadavky na informácie týkajúce sa geolokacie a pôvodu. Nariadenie priamo spája povinnosť uchovávať si údaje: zhromaždené údaje a dokumenty tvoria spolu dôkazný materiál, pomocou ktorého možno preukázať príslušnému orgánu, že bola splnená povinnosť náležitej starostlivosti. Ktoré dokumenty sa konkrétne musia uchovávať päť rokov, je uvedené na stránke o aké dokumenty sa musia uchovávať päť rokov podľa nariadenia o produktoch bez odlesňovania, a ako vyzerá táto kontrola v praxi sa rozoberá v otázke ako prebiehajú EUDR kontroly a či k nim dochádza varovanie.