jaké doklady musím přesně shromáždit a uchovávat pro EUDR

Které dokumenty společně tvoří spis

Spis dle EUDR se skládá z kombinace údajů o původu, geoprvků a dokumentů, které prokazují obchodní řetězec, doplněných o posouzení rizika a opatření, která z něj vyplývají. Konkrétně jde o: přesný popis a množství produktu, zemi a pozemky výroby s jejich geolokací, jméno a kontaktní údaje osoby, která produkt dodala, a informace dokazující, že dřevo, káva, kakao, guma, soja, palmový olej nebo hovězí dobytek byly vyrobeny bez odbourování po příslušném datu a v souladu se zákonodárstvím země výroby. K tomu patří i výsledky samotného posouzení rizika: které ukazatele rizika byly zkoumány, jaké informace byly konzultovány a jaký závěr z toho vyplynul.

Kromě těchto obsahových údajů patří do spisu také dokumenty potvrzující řetězec: faktury, smlouvy, přepravní dokumenty a v případě potřeby certifikace nebo další informace třetích stran použité jako důkazní podpora. Prodávající produkty opakovaně v rámci EU se setkávají také s číslem prohlášení, které poskytuje dodavatel; co se s tímto číslem musí dít je otázka, která v praxi často provází samotnou tvorbu spisu. Soubor všech těchto dokumentů tvoří základ, na kterém je vystaveno posouzení řádné péče nebo zjednodušené prohlášení.

Kde to vyplývá: článek 9 a příloha II

Povinnost shromažďovat tyto údaje vyplývá z článku 9 nařízení (EU) 2023/1115, které popisuje obsah systému posouzení řádné péče, v kombinaci s přílohou II, která obsahuje přesné požadavky na informace týkající se geolokace a původu. Nařízení zde přímo navazuje povinnost uchovávání: shromážděné údaje a dokumenty společně tvoří důkazní materiál, kterým lze vůči příslušnému orgánu prokázat, že byla splněna povinnost řádné péče. Které konkrétní dokumenty je třeba uchovávat po dobu pěti let, je popsáno na stránce o které informace je třeba uchovávat pět let podle nařízení o odbourování lesů, a jak kontrola vypadá v praxi se projednává v otázce jak probíhá kontrola EUDR a dostane se upozornění.