welche Nachweise muss ich genau sammeln und aufbewahren für die EUDR

Welche Unterlagen zusammen die Akte bilden

Eine EUDR-Akte besteht aus einer Kombination von Daten über die Herkunft, Geodaten und Dokumenten, die die Handelskettenzeigen, ergänzt um die Risikobewertung und die daraus folgenden Maßnahmen. Konkret geht es um: die genaue Beschreibung und Menge des Produkts, das Land und die Produktionsparzellen mit ihrem geografischen Standort, den Namen und die Kontaktdaten desjenigen, der das Produkt geliefert hat, und Informationen, die belegen, dass das Holz, der Kaffee, der Kakao, der Kautschuk, die Soja, das Palmöl oder das Rind nach dem maßgeblichen Stichtag ohne Entwaldung hergestellt wurden und nach der Rechtsvorschrift des Herkunftslandes produziert wurden. Dazu gehören auch die Ergebnisse der Risikobewertung selbst: welche Risikoindikatoren berücksichtigt wurden, welche Informationen herangezogen wurden und welche Schlussfolgerung daraus gezogen wurde.

Neben diesen inhaltlichen Daten gehören zur Akte auch die Unterlagen, die die Kette bestätigen: Rechnungen, Verträge, Beförderungsdokumente und, soweit relevant, Zertifizierungen oder andere Informationen von Dritten, die als Unterstützung herangezogen wurden. Wer Produkte innerhalb der EU weiterverkauft, muss sich auch mit der Erklärungsnummer auseinandersetzen, die ein Lieferant mitteilt; was mit dieser Nummer geschehen muss ist eine Frage, die in der Praxis oft neben der Aktenbildung selbst eine Rolle spielt. Die Gesamtheit dieser Unterlagen bildet die Grundlage, auf der die Erklärung oder die vereinfachte Erklärung aufgebaut wird.

Wovon dies folgt: Artikel 9 und Anlage II

Die Verpflichtung zur Erfassung dieser Daten ergibt sich aus Artikel 9 der Verordnung (EU) 2023/1115, das den Inhalt des Sorgfaltspflichtensystems beschreibt, in Verbindung mit Anlage II, in der die genauen Informationsanforderungen für geografischen Standort und Herkunft festgelegt sind. Die Verordnung verbindet hier direkt die Aufbewahrungspflicht: die erfassten Daten und Dokumente bilden zusammen das Beweismaterial, mit dem gegenüber einer zuständigen Behörde nachgewiesen werden kann, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde. Welche Unterlagen davon speziell für einen Zeitraum von fünf Jahren aufbewahrt werden müssen, ist auf der Seite beschrieben über welche Unterlagen fünf Jahre lang in Bezug auf die Entwaldungsverordnung aufbewahrt werden müssen, und wie diese Kontrolle in der Praxis aussieht, wird bei der Frage erörtert wie eine EUDR-Kontrolle abläuft und ob es dafür eine Vorwarnung gibt.