katere dokumente moram natanko zbrati in hraniti za EUDR

Kateri dokumenti skupaj sestavljajo dosje

Dosje v skladu z Uredbo (EU) 2023/1115 je sestavljen iz kombinacije podatkov o izvoru, geodatov in dokumentov, ki dokazujejo trgovinsko verigo, dopolnjenih z oceno tveganja in ukrepi, ki izhajajo iz nje. Konkretno gre za: natančen opis in količino proizvoda, državo in parcele proizvodnje z njihovo geolokacijo, ime in kontaktne podatke osebe, ki je proizvod dobavila, in podatke, ki dokazujejo, da so les, kava, kakao, guma, soja, palmino olje ali govedje meso proizvedeni brez izsekavanja gozdov po ustreznem datumu, in v skladu z zakonodajo države proizvodnje. K temu sodijo tudi rezultati ocene tveganja: kateri indikatorji tveganja so bili pregledani, kateri podatki so bili preverjeni in kakšen zaključek je bil izpeljan.

Poleg teh vsebinskih podatkov dosje vključuje tudi dokumente, ki potrjujejo verigo: račune, pogodbe, transportne dokumente in po potrebi tudi certifikate ali druge podatke tretjih oseb, uporabljene kot podpora. Tisti, ki ponovno prodajajo proizvode v EU, se morajo spoprijeti tudi z izjavljavčevim številom, ki ga daje dobavitelj. kaj je treba storiti s tem številom je vprašanje, ki se v praksi pogosto pojavi poleg same gradnje dosseja. Skupek teh dokumentov predstavlja podlago za pripravo izjave o anem izvajanju storitev ali poenostavljene izjave.

Iz česar to izhaja: člen 9 in priloga II

Obveznost zbirati te podatke izhaja iz članka 9 Uredbe (EU) 2023/1115, ki opisuje vsebino sistema izvajanja nalog, v povezavi z Dodatkom II, v katerem so navedene natančne zahteve za podatke o geolokaciji in izvoru. Uredba neposredno povezuje tudi dolžnost hrambe: zbrani podatki in dokumenti skupaj predstavljajo dokazno gradivo, s katerim je mogoče pred pristojnim organom dokazati, da je bila obveznost skrbnosti izpolnjena. Kateri dokumenti se morajo hramiti za obdobje petih let, je opisano na strani o kateri podatki se morajo hramiti pet let v skladu z Uredbo o ontbossingsvrij, in kako poteka ta nadzor v praksi, je razloženo pri vprašanju kako poteka nadzor v skladu z Uredbo (EU) 2023/1115 in ali prej pride do opozorila.