¿qué documentos de prueba debo recopilar exactamente y conservar para la EUDR

Qué documentos forman juntos el expediente

Un expediente EUDR consiste en una combinación de datos sobre origen, datos geográficos y documentos que demuestren la cadena comercial, complementados con la evaluación de riesgos y las medidas que de ella se derivan. En concreto, se trata de: la descripción exacta y cantidad del producto, el país y las parcelas de producción con su geolocalización, el nombre y los datos de contacto de quien ha suministrado el producto, e información que demuestre que la madera, el café, el cacao, el caucho, la soja, el aceite de palma o el ganado se han producido sin deforestación después de la fecha pertinente, y conforme a la legislación del país de producción. A esto se añaden también los resultados de la propia evaluación de riesgos: qué indicadores de riesgo se han examinado, qué información se ha consultado, y qué conclusión se ha extraído de ella.

Además de estos datos sustantivos, el expediente incluye también los documentos que confirman la cadena: facturas, contratos, documentos de transporte y, cuando proceda, certificaciones u otra información de terceros que se haya utilizado como respaldo. Quienes revendan productos dentro de la UE también tienen que lidiar con el número de declaración que proporciona un proveedor; qué debe hacerse con ese número es una pregunta que en la práctica a menudo se plantea paralelamente a la elaboración del expediente en sí. El conjunto de estos documentos forma la base sobre la que se construye la declaración de diligencia debida o la declaración simplificada.

De donde se deriva: artículos 9 y anexo II

La obligación de recopilar estos datos se deriva del artículo 9 de la Directiva (UE) 2023/1115, que describe el contenido del sistema de diligencia debida, en combinación con el anexo II, en el que figuran los requisitos precisos de información para la geolocalización y el origen. La Directiva vincula directamente aquí la obligación de conservación: los datos y documentos recopilados forman en conjunto el material de prueba con el que puede demostrarse ante una autoridad competente que se ha cumplido la obligación de diligencia debida. Qué documentos específicamente deben conservarse durante un período de cinco años se describe en la página sobre qué debe conservarse durante cinco años conforme a la Directiva sobre deforestación, y cómo se lleva a cabo ese control en la práctica se aborda en la pregunta cómo se desarrolla una inspección EUDR y si se emite una notificación previa.