quels documents exactement dois-je collecter et conserver pour le règlement

Quelles pièces constituent ensemble le dossier

Un dossier EUDR se compose d'une combinaison de données sur l'origine, de données géographiques et de documents attestant la chaîne commerciale, complétée par l'évaluation des risques et les mesures qui en découlent. Concrètement, il s'agit de : la description exacte et la quantité du produit, le pays et les parcelles de production avec leur géolocalisation, le nom et les coordonnées de celui qui a fourni le produit, ainsi que des informations démontrant que le bois, le café, le cacao, le caoutchouc, le soja, l'huile de palme ou le bétail ont été produits sans déboisement après la date pertinente, et conformément à la législation du pays de production. Cela inclut également les résultats de l'évaluation des risques proprement dite : quels indicateurs de risque ont été examinés, quelles informations ont été consultées, et quelle conclusion en a été tirée.

Au-delà de ces données substantielles, le dossier doit contenir les documents attestant la chaîne d'approvisionnement : factures, contrats, documents de transport et, le cas échéant, certificats ou autres informations de tiers utilisées comme justification. Lorsque des produits sont revendus au sein de l'UE, l'opérateur doit également gérer le numéro de déclaration fourni par un fournisseur ; ce qui doit être fait de ce numéro est une question qui, dans la pratique, se pose souvent parallèlement à la constitution du dossier lui-même. L'ensemble de ces documents constitue la base sur laquelle la déclaration de diligence raisonnable ou la déclaration simplifiée est établie.

D'où cela découle : article 9 et annexe II

L'obligation de collecter ces données découle de l'article 9 du Règlement (UE) 2023/1115, qui décrit le contenu du système de diligence raisonnable, en combinaison avec l'annexe II, qui énonce les exigences d'information précises concernant la géolocalisation et l'origine. Le règlement lie directement l'obligation de conservation à cet endroit : les données et documents rassemblés constituent ensemble le matériel de preuve permettant de démontrer à une autorité compétente que l'obligation de diligence raisonnable a été respectée. Quelles pièces doivent spécifiquement être conservées pendant cinq ans se trouvent décrites à la page concernant quels documents doivent être conservés pendant cinq ans en vertu du règlement sur la déforestation, et comment ce contrôle se déroule en pratique est abordé à la question comment se déroule un contrôle EUDR et y a-t-il un préavis.