que documentos de comprovação preciso exatamente coletar e conservar para o EUDR

Quais são os documentos que formam o dossiê em conjunto

Um dossiê de conformidade com o Regulamento (UE) 2023/1115 consiste numa combinação de dados sobre origem, geodados e documentos que demonstram a cadeia comercial, complementados com a avaliação de risco e as medidas que daí resultam. Na prática, trata-se de: a descrição exata e a quantidade do produto, o país e as parcelas de produção com a respetiva geolocalização, o nome e os dados de contacto de quem forneceu o produto, e informação que comprove que a madeira, o café, o cacau, a borracha, a soja, o óleo de palma ou o gado foram produzidos sem que tenha ocorrido desflorestação após a data relevante e em conformidade com a legislação do país de produção. A isto acrescenta-se também os resultados da avaliação de risco propriamente dita: que indicadores de risco foram analisados, que informação foi consultada e que conclusão foi tirada.

Para além destes dados substantivos, o dossiê inclui também os documentos que confirmam a cadeia: faturas, contratos, documentos de transporte e, quando relevante, certificações ou outras informações de terceiros utilizadas como fundamentação. Quem revende produtos dentro da UE terá também de lidar com o número de declaração que um fornecedor fornece; o que fazer com esse número é uma questão que na prática frequentemente se coloca paralelamente à própria constituição do dossiê. O conjunto destes documentos forma a base sobre a qual se constrói a declaração de conformidade ou a declaração simplificada.

De onde isto resulta: artigo 9.º e anexo II

A obrigação de recolher estes dados decorre do artigo 9º do Regulamento (UE) 2023/1115, que descreve o conteúdo do sistema de conformidade, em conjugação com o Anexo II, no qual se encontram os requisitos precisos de informação relativos à geolocalização e à origem. O regulamento liga aqui diretamente a obrigação de conservação: os dados e documentos recolhidos formam em conjunto o material probatório com o qual se pode demonstrar a uma autoridade competente que a obrigação de diligência foi cumprida. Que documentos específicos devem ser conservados durante um período de cinco anos encontra-se descrito na página sobre que documentação deve ser conservada durante cinco anos sob o Regulamento (UE) 2023/1115, e como na prática decorre o controlo consta na resposta à pergunta como decorre uma auditoria de conformidade com o Regulamento (UE) 2023/1115 e há aviso prévio.