vilka handlingar måste jag samla in och spara för EUDR

Vilka dokument utgör tillsammans dossien

Ett EUDR-dossier består av en kombination av uppgifter om ursprung, geodata och dokument som visar handelskedjan, kompletterat med riskbedömningen och de åtgärder som följer av denna. Konkret handlar det om: den exakta beskrivningen och mängden av produkten, landet och odlingsplatserna för produktionen med deras geoplacering, namn och kontaktuppgifter för den som levererat produkten, och information som visar att trät, kaffet, kakao, gummit, sojabönorna, palmolja eller nötkreaturet producerades utan att mark avskogs efter det relevanta datumet för detta ändamål, och i enlighet med lagstiftningen i produktionslandet. Detta inkluderar även resultaten från själva riskbedömningen: vilka riskindikatorer som granskades, vilken information som konsulterades, och vilken slutsats som drogs.

Utöver dessa innehållsmässiga uppgifter hör det till dossien även de dokument som bekräftar kedjan: fakturor, kontrakt, transportdokument och, där tillämpligt, certifieringar eller annan information från tredje part som användes som stöd. För den som säljer vidare produkter inom EU kommer också det deklarationsnummer att spela en roll som en leverantör lämnar; vad som måste göras med det numret är en fråga som ofta uppstår parallellt med själva dossiersammanställningen. Alla dessa dokument utgör tillsammans den grund på vilken konformitetsförklaringen eller den förenklade förklaringen upprättas.

Vad detta följer från: artikel 9 och bilaga II

Skyldigheten att samla in dessa uppgifter följer av artikel 9 i förordning (EU) 2023/1115, som beskriver innehållet i konformitetskontrollsystemet, i kombination med bilaga II, där de exakta informationskraven för geoplacering och ursprung anges. Förordningen kopplar här direkt bevarandeplikten: de insamlade uppgifterna och dokumenten utgör tillsammans det bevismaterial med vilket man gentemot en behörig myndighet kan visa att konformitetspliktens skyldigheter uppfyllts. Vilka dokument som specifikt måste bevaras under en femårsperiod beskrivs på sidan om vilka dokument som måste bevaras under fem år enligt ontbossingsförordningen, och hur denna kontroll ser ut i praktiken tas upp vid frågan hur en EUDR-kontroll genomförs och om det finns någon förvarning för denna.