jakie dowody muszę dokładnie zebrać i przechowywać dla EUDR

Które dokumenty razem tworzą plik

Plik EUDR składa się z kombinacji danych dotyczących pochodzenia, danych geoprzestzennych i dokumentów potwierdzających łańcuch handlowy, uzupełnionych o ocenę ryzyka i wynikające z niej środki. W praktyce chodzi o: dokładny opis i ilość produktu, kraj i działki produkcji z ich geolokalizacją, imię i nazwisko oraz dane kontaktowe dostawcy produktu, oraz informacje potwierdzające, że drewno, kawa, kakao, kauczuk, soja, olej palmowy lub wołowina zostały wyprodukowane bez wylesiania po odpowiedniej dacie, oraz zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w kraju produkcji. Do tego należą również wyniki samej oceny ryzyka: które wskaźniki ryzyka przeanalizowano, jakie informacje zbadano i jaki wniosek z tego wyciągnięto.

Oprócz tych danych merytorycznych plik zawiera również dokumenty potwierdzające łańcuch: faktury, umowy, dokumenty przewozu i, gdzie to istotne, certyfikaty lub inne informacje od stron trzecich wykorzystane jako uzasadnienie. Osoby wprowadzające produkty do obrotu w UE mają również do czynienia z numerem oświadczenia, który przekazuje dostawca; co należy zrobić z tym numerem to pytanie, które w praktyce często pojawia się obok samego budowania pliku. Całość tych dokumentów stanowi podstawę, na której opiera się oświadczenie o należytej staranności lub oświadczenie uproszczone.

Skąd to wynika: artykuł 9 i załącznik II

Obowiązek zbierania tych danych wynika z artykułu 9 rozporządzenia (UE) 2023/1115, który opisuje zawartość systemu należytej staranności, w połączeniu z załącznikiem II, w którym określono dokładne wymagania informacyjne dotyczące geolokalizacji i pochodzenia. Rozporządzenie bezpośrednio łączy tutaj obowiązek przechowywania: zebrane dane i dokumenty razem stanowią materiał dowodowy, za pomocą którego można wykazać organom właściwym, że spełniono obowiązek staranności. Które dokumenty z tych muszą być przechowywane przez okres pięciu lat, opisane są na stronie dotyczącej jakie dokumenty muszą być przechowywane przez pięć lat zgodnie z rozporządzeniem ontbossing, a jak w praktyce wygląda ta kontrola, omówiono przy pytaniu jak przebiega kontrola EUDR i czy uprzedzenie się pojawia.