milliseid tõendeid pean täpselt koguma ja säilitama EUDR-i jaoks

Millised dokumendid moodustavad faili kokku

EUDR-fail koosneb päritolu andmete, geograafiliste andmete ja dokumentide kombinatsioonist, mis näitavad kaubandusahelat, täiendatud riskihinnanguga ja sellest tulenevate meetmetega. Konkreetselt on tegemist: toote täpse kirjelduse ja kogusega, tootmise riigi ja maatükkidega koos nende geograafiliste koordinaatidega, selle isiku nimega ja kontaktandmetega, kes toodet on tarnind, ning teabega, mis näitab, et puit, kohv, kakao, kautšuk, soja, palmiõli või veised on toodetud ilma pärast asjaomast kuupäeva metsamaa raiumiseta ja vastavalt tootmisriigi õigusaktidele. Siia kuuluvad ka riskihinnangu tulemused: milliseid riskitegureid on vaadeldud, millist teavet on konsulteeritud ja milline järeldus sellest tehtud.

Lisaks neile sisulistele andmetele kuuluvad faili dokumendid, mis kinnitavad ahelat: arved, lepingud, veodokumendid ja vajaduse korral sertifikaadid või muud kolmanda osapoole teave, mida on kasutatud toetusena. Juhul kui müüjad müüvad tooteid edasi ELi piires, seisavad nad silmitsi deklaratsiooninumbriga, mille tarnija esitab; mida selle numbriga ette võtta tuleb on küsimus, mis praktikas sageli faili koostamise kõrvale jääb. Nende dokumentide kogum moodustab aluse, millel ehitatakse üles due-diligence-deklaratsioon või lihtsustatud deklaratsioon.

Kust see tuleneb: artiklid 9 ja lisa II

Nende andmete kogumise kohustus tuleneb Määruse (EL) 2023/1115 artiklist 9, mis kirjeldab due-diligence-süsteemi sisu, kombineerituna lisa II-ga, milles on toodud täpsed teabenõuded geolokaliseerimise ja päritolu kohta. Määrus seob siin otseselt säilitamiskohustuse: kogutavad andmed ja dokumendid moodustavad koos tõendusmaterjali, millega saab pädevale asutusele näidata, et hoolsuskohustus on täidetud. Millised dokumendid tuleb täpselt viis aastat säilitada, on kirjeldatud lehel mida tuleb viis aastat säilitada ontbossingsverordening järgi, ja kuidas see kontroll praktikas välja näeb, käsitletakse küsimuse puhul kuidas toimub EUDR-kontroll ja kas selleks teavitatakse eelnevalt.