quali documenti di prova devo esattamente raccogliere e conservare per il EUDR

Quali documenti insieme costituiscono il fascicolo

Un fascicolo EUDR è costituito da una combinazione di dati sull'origine, geodati e documenti che dimostrino la filiera commerciale, integrati dalla valutazione del rischio e dalle misure che ne derivano. In concreto, si tratta di: la descrizione esatta e la quantità del prodotto, il paese e i lotti di produzione con la loro geolocalizzazione, il nome e i dati di contatto di chi ha fornito il prodotto, e informazioni che provino che il legno, il caffè, il cacao, la gomma, la soia, l'olio di palma o il bestiame sono stati prodotti senza deforestazione dopo la data rilevante, e in conformità alla legislazione del paese di produzione. A questo si aggiungono i risultati della valutazione del rischio stesso: quali indicatori di rischio sono stati esaminati, quali informazioni sono state consultate e quale conclusione è stata tratta.

Oltre a questi dati contenutistici, il fascicolo deve includere anche i documenti che confermano la filiera: fatture, contratti, documenti di trasporto e, ove pertinente, certificazioni o altre informazioni da terzi utilizzate come supporto. Chi rivende prodotti all'interno dell'UE deve inoltre tenere conto del numero di dichiarazione fornito da un fornitore; cosa deve accadere con quel numero è una domanda che nella pratica spesso accompagna la costituzione stessa del fascicolo. L'insieme di questi documenti forma la base su cui viene redatta la dichiarazione di dovuta diligenza o la dichiarazione semplificata.

Da cui consegue: articolo 9 e allegato II

L'obbligo di raccogliere questi dati deriva dall'articolo 9 del Regolamento (UE) 2023/1115, che descrive il contenuto del sistema di dovuta diligenza, in combinazione con l'allegato II, che stabilisce i precisi requisiti informativi per la geolocalizzazione e l'origine. Il regolamento collega direttamente l'obbligo di conservazione: i dati e i documenti raccolti insieme costituiscono la prova documentale con cui dimostrare a un'autorità competente che l'obbligo di diligenza è stato assolto. Quali documenti specificamente devono essere conservati per un periodo di cinque anni è descritto nella pagina su quali informazioni devono essere conservate per cinque anni secondo il regolamento sulla deforestazione, e come funziona in pratica il controllo è affrontato nella domanda come si svolge un controllo EUDR e se viene inviato un preavviso.