mitä asiakirjoja minun täytyy tarkasti kerätä ja säilyttää EUDR:lle

Mitkä asiakirjat muodostavat yhdessä tiedoston

EUDR-tiedosto muodostuu yhdistelmästä, joka sisältää tietoja alkuperästä, geopaikannustietoja ja asiakirjoja, jotka osoittavat kauppaketjun ja täydentävät riskinarviointia sekä siitä johtuvia toimenpiteitä. Käytännössä se koskee: tuotteen tarkkaa kuvausta ja määrää, tuotantomaan ja -lohkojen sijaintia ja niiden geopaikannusta, tuotteen toimittaneen osapuolen nimeä ja yhteystietoja sekä tietoja, jotka osoittavat, että puu, kahvi, kakao, kummi, soja, palmuöljy tai naudanliha on tuotettu ilman metsien hakkuuta asiaankuuluvan päivämäärän jälkeen ja tuotantomaan lainsäädännön mukaisesti. Niihin sisältyvät myös riskinarviointin tulokset itsessään: mitkä riskiindikaattorit on tarkistettu, mitä tietoja on konsultoitu ja mikä johtopäätös siitä on tehty.

Näiden sisällöllisten tietojen lisäksi tiedostoon kuuluvat asiakirjat, jotka vahvistavat ketjun: laskut, sopimukset, kuljetusasiakirjat ja tarvittaessa sertifioinnit tai muut kolmannen osapuolen tiedot, joita on käytetty perusteluna. Tuotteiden jälleenmyyjille EU:n sisällä kuuluu tähän myös toimittajan toimittama ilmoituksen numero; mitä tuolla numerolla on tehtävä on käytännössä usein kysymys, joka käsitellään tiedostonrakentamisen ohella. Nämä asiakirjat muodostavat yhdessä perustan, jolle due-diligence-ilmoitus tai yksinkertaistettu ilmoitus laaditaan.

Mistä tämä johtuu: artikla 9 ja liite II

Näiden tietojen keräämistä koskeva velvoite johtuu Verordning (EU) 2023/1115:n 9 artiklasta, jossa kuvataan due-diligence-järjestelmän sisältöä, sekä liitteestä II, jossa esitetään tarkat tietovaatimukset geopaikannukselle ja alkuperälle. Asetukseen liittyy suoraan säilytysvelvollisuus: kerätyt tiedot ja asiakirjat muodostavat yhdessä todisteaineiston, jonka perusteella voidaan osoittaa toimivaltaiselle viranomaiselle, että huolellisuusvelvoite on täytetty. Mitkä asiakirjat on säilytettävä erityisesti viiden vuoden ajan, kuvataan sivulla mitä on säilytettävä viiden vuoden ajan ontobossitusasetuksen nojallaja kuinka käytännössä valvonta tapahtuu, käsitellään kysymyksessä kuinka EUDR-tarkastus toteutetaan ja saadaanko siitä varoitus.