ce documente justificative trebuie exact să colectez şi să păstrez pentru EUDR

Ce piese alcătuiesc dosarul în ansamblu

Un dosar conform Regulamentului (UE) 2023/1115 privind produsele fără defrișări constă dintr-o combinație de date privind originea, date geolocalizate și documente care demonstrează lanțul comercial, completate cu evaluarea riscului și măsurile care decurg din aceasta. În termeni concreți, aceasta include: descrierea exactă și cantitatea produsului, țara și parcelele de producție cu coordonatele lor geolocalizate, numele și datele de contact ale celui care a furnizat produsul, și informații care demonstrează că lemnul, cafeaua, cacao, cauciucul, soia, uleiul de palmă sau taurina au fost produse fără defrișare după data relevantă și în conformitate cu legislația țării de producție. La acestea se adaugă și rezultatele evaluării riscului în sine: care sunt indicatorii de risc care au fost examinați, ce informații au fost consultate și ce concluzie s-a tras din acestea.

Pe lângă aceste date de conținut, dosarul include și actele care confirmă lanțul de aprovizionare: facturi, contracte, documente de transport și, acolo unde este cazul, certificări sau alte informații de la terți care au fost utilizate ca sprijin. Pentru cei care revând produse în cadrul UE, se pune și problema numărului de declarație pe care furnizorul îl furnizează; ce trebuie să se întâmple cu acel număr este o întrebare care în practică se pune adesea alături de construirea dosarului în sine. Ansamblul acestor acte formează baza pe care se construiește declarația de diligență cuvenită sau declarația simplificată.

De unde rezultă aceasta: articolul 9 și anexa II

Obligația de a colecta aceste date decurge din articolul 9 din Regulamentul (UE) 2023/1115, care descrie conținutul sistemului de diligență cuvenită, în combinație cu anexa II, care stabilește cerințele precise de informații privind geolocalizarea și originea. Regulamentul leagă aici direct obligația de păstrare: datele și documentele colectate formează împreună materialul probant cu care se poate demonstra unei autorități competente că obligația de diligență cuvenită a fost îndeplinită. Ce piese din acestea trebuie păstrate în mod specific pe o perioadă de cinci ani este descris pe pagina despre ce trebuie păstrat cinci ani conform regulamentului privind defrișărileși cum arată în practică controlul se ia în considerare la întrebarea cum decurge o verificare conform Regulamentului (UE) 2023/1115 și dacă pentru aceasta vine o avertizare.