Minun on toimitettava erillinen ilmoitus jokaista lähetystä kohden?

Yksi ilmoitus voi kattaa useita lähetyksiä

Ei, ei välttämättä tarvitse jokaista yksittäistä lähetystä varten laadita kokonaan uutta due diligence -ilmoitusta. Asetus toimii ilmoituksella, joka kytketään tuotteeseen tai tuotevirtaan, ja ilmoitus saa viittenumeron EU:n ontbossittomuusasetuksen tietojärjestelmässä. Niin kauan kuin pohjaolevia tietoja pidetään oikeina — sama toimittaja, sama lähtöparcelli, sama tuotevirta ja riskinarviointi — viittenumeroa voidaan käyttää useissa lähetyksissä. Sitä vastoin jokaisen lähetyksen osalta tarvitaan kytkentä: markkinoille saattamisen tai tullinkäsittelyn yhteydessä ilmoitetaan, minkä viittenumeron alle kyseinen erä kuuluu.

Jos pohjalla olevassa tilanteessa tapahtuu muutoksia — eri toimittaja, eri parcelli, eri riskinarviointi — siihen tarvitaan uusi tai muutettu ilmoitus, vaikka olisiko kysymys samanlaisesta tuotteesta. Ero "per lähetys" ja "per erä" välillä on siis pääosin hallinnollista luonteeltaan: ilmoitus kytketään tuotevirtaan, jolla on kiinteät ominaisuudet, ja vasta kun nämä ominaisuudet muuttuvat, syntyy tarve uudelle dossierille ja uudelle ilmoitukselle. Pk-yritykselle, joka hankkii säännöllisesti samalta toimittajalta samasta lähtöalueesta, tämä käytännössä merkitsee vähemmän paperityötä kuin yksi irtonainen ilmoitus jokaista fyysistä toimitusta kohden.

Perusta: asetus (EU) 2023/1115 artikla 4 ja viittenumero EU-järjestelmässä

Tämä menettelytapa johtuu Asetuksen (EU) 2023/1115 artiklasta 4, joka kytkee due diligence -ilmoituksen asianmukaisten tuotteiden markkinoille saattamiseen tai saataville asettamiseen ja antaa mahdollisuuden käyttää uudelleen kerran jätettyä ilmoitusta sen viittenumerolla, kunhan ilmoituksen perustana olevat tiedot pysyvät muuttumattomina. EU:n ontbossittomuusasetuksen tietojärjestelmä rekisteröi nämä viittenumerot ja muodostaa siten paikan, jossa ilmoituksen ja konkreettisen lähetyksen välinen kytkentä vahvistetaan. Mitä tietoja ilmoituksen on tarkalleen oltava ja millä ehdoilla viittenumeron uudelleenkäyttö on sallittua, määritellään asetuksessa itsessään; asetuksen täydellinen ja ajantasainen teksti on saatavilla EUR-Lexissa.