Devo presentare una dichiarazione separata per ogni spedizione?

Una dichiarazione può coprire più spedizioni

No, non è necessario per definizione compilare una dichiarazione di due diligence completamente nuova per ogni singola spedizione. Il regolamento funziona con una dichiarazione collegata a un prodotto o a un flusso di prodotti, e tale dichiarazione riceve un numero di riferimento nel sistema informativo dell'UE per il regolamento sulla deforestazione. Finché i dati sottostanti sono corretti — stesso fornitore, stesso lotto di provenienza, stesso flusso di prodotti e stessa valutazione del rischio — il numero di riferimento può essere utilizzato per più spedizioni. Ciò che è invece necessario per ogni spedizione è il collegamento: quando il prodotto è messo a disposizione sul mercato o durante lo sdoganamento, viene indicato il numero di riferimento sotto il quale ricade quel lotto specifico.

Se cambia qualcosa nella situazione sottostante — un fornitore diverso, un lotto diverso, una valutazione del rischio diversa — allora è necessaria una dichiarazione nuova o modificata, anche se si tratta dello stesso tipo di prodotto. La distinzione tra "per spedizione" e "per lotto" è quindi principalmente di natura amministrativa: la dichiarazione è collegata a un flusso di prodotti con caratteristiche fisse, e solo quando tali caratteristiche cambiano, sorge la necessità di un nuovo dossier e di una nuova dichiarazione. Per un'azienda di piccole e medie dimensioni che importa regolarmente dallo stesso fornitore dalla stessa zona di provenienza, ciò significa in pratica meno documentazione rispetto a una dichiarazione separata per ogni consegna fisica.

La base: articolo 4 e il numero di riferimento nel sistema dell'UE

Questo metodo di lavoro deriva dall'articolo 4 del Regolamento (UE) 2023/1115, che collega la dichiarazione di due diligence alla messa a disposizione sul mercato di prodotti pertinenti e offre la possibilità di riutilizzare una dichiarazione già presentata con il suo numero di riferimento finché i dati su cui si basa rimangono invariati. Il sistema informativo dell'UE per il regolamento sulla deforestazione registra tali numeri di riferimento e costituisce il luogo in cui viene stabilito il collegamento tra una dichiarazione e una spedizione concreta. Le informazioni esatte che una dichiarazione deve contenere e le condizioni alle quali è consentito il riutilizzo di un numero di riferimento sono stabilite nel regolamento stesso; il testo completo e aggiornato è disponibile su EUR-Lex.