Dois-je soumettre une déclaration distincte par envoi ?

Une déclaration peut couvrir plusieurs envois

Non, ce n'est pas une nécessité absolue de dresser une nouvelle déclaration complète de diligence raisonnable pour chaque envoi distinct. Le règlement fonctionne avec une déclaration liée à un produit ou à un flux de produits, et cette déclaration reçoit un numéro de référence dans le système d'information de l'UE relatif au règlement sur la déforestation. Tant que les données sous-jacentes sont correctes — même fournisseur, même parcelle d'origine, même flux de produits et même évaluation des risques — ce numéro de référence peut être utilisé pour plusieurs envois. Ce qui est nécessaire pour chaque envoi, c'est le lien : lors de la mise à disposition sur le marché ou du dédouanement, il est indiqué sous quel numéro de référence ce lot spécifique relève.

Si quelque chose change dans la situation sous-jacente — un fournisseur différent, une parcelle différente, une évaluation des risques différente — une nouvelle déclaration ou une déclaration modifiée doit l'accompagner, même s'il s'agit du même type de produit. La distinction entre « par envoi » et « par lot » est donc principalement d'ordre administratif : la déclaration est liée à un flux de produits aux caractéristiques fixes, et ce n'est que lorsque ces caractéristiques changent qu'apparaît la nécessité d'un nouveau dossier et d'une nouvelle déclaration. Pour une PME qui se fournit structurellement auprès du même fournisseur dans la même région d'origine, cela signifie en pratique moins de paperasse qu'une déclaration unique par livraison physique.

La base : article 4 et le numéro de référence dans le système de l'UE

Cette procédure découle de l'article 4 du règlement (UE) 2023/1115, qui lie la déclaration de diligence raisonnable à la mise à disposition sur le marché de produits pertinents et offre la possibilité de réutiliser une déclaration une fois soumise avec son numéro de référence tant que les données sur lesquelles elle repose demeurent inchangées. Le système d'information de l'UE relatif au règlement sur la déforestation enregistre ces numéros de référence et constitue ainsi le lieu où le lien entre une déclaration et un envoi concret est établi. Les informations précises qu'une déclaration doit contenir et les conditions sous lesquelles la réutilisation d'un numéro de référence est autorisée figurent dans le règlement lui-même ; le texte complet et à jour se trouve sur EUR-Lex.