Külön nyilatkozatot kell-e benyújtanom minden szállítmányhoz?

Egy nyilatkozat több szállítmányt is pokrozhat

Nem, nem szükségszerűen kell minden egyes szállítmányhoz teljesen új gondossági nyilatkozatot készíteni. A rendelet egy olyan nyilatkozattal működik, amely egy termékhez vagy termékvonalhoz kapcsolódik, és ez a nyilatkozat referenciaszámot kap az Unió ontboszcódási rendeletére vonatkozó informatikai rendszerében. Amíg az alapul szolgáló adatok helyesek — ugyanaz a szállító, ugyanaz a kibocsátási terület, ugyanaz a termékvonal és kockázatértékelés — ez a referenciaszám több szállítmánynál is használható. Ami azonban szállítmányanként szükséges, az a összekapcsolás: a piacra helyezéskor vagy az árukezeléskor fel kell tüntetni, hogy az adott tétel mely referenciaszámra vonatkozik.

Ha az alapul szolgáló helyzet megváltozik — más szállító, más terület, más kockázatbecslés — akkor új vagy módosított nyilatkozatra van szükség, még ha azonos típusú termékről is van szó. A "szállítmányanként" és a "kötegnként" közötti különbség tehát elsősorban adminisztratív jellegű: a nyilatkozat egy rögzített jellemzőkkel rendelkező termékvonalhoz kapcsolódik, és csak amikor ezek a jellemzők megváltoznak, merül fel az új dokumentáció és új nyilatkozat szükségessége. Egy olyan kkv-nek, amely rendszeresen ugyanattól a szállítótól és ugyanabból az eredet-régióból szerzez be, ez a gyakorlatban kevesebb papírmunkát jelent, mint egy nyilatkozat fizikai szállítmányanként.

Az alapok: a Rendelet 4. cikkelye és a referenciaszám az uniós rendszerben

Ez a gyakorlat az (EU) 2023/1115 rendelet 4. cikkéből következik, amely a gondossági nyilatkozatot az ontboszcódmentes termékek piacra helyezéséhez vagy rendelkezésre bocsátásához köti, és lehetővé teszi egy egyszer benyújtott nyilatkozat és annak referenciaszámának újrafelhasználását, amíg az azzal kapcsolatos adatok változatlanok maradnak. Az Unió ontboszcódási rendeletére vonatkozó informatikai rendszer ezeket a referenciaszámokat jegyzi fel, és így vállalik azok összekapcsolásának a helyévé az egyes nyilatkozatok és a konkrét szállítmányok között. Egy nyilatkozatnak pontosan milyen információkat kell tartalmaznia, és milyen feltételek mellett engedélyezett egy referenciaszám újrafelhasználása, a rendelet maga írja elő; a teljes, aktuális szöveg az EUR-Lex weblapon található.