Какво трябва да съхранявам пет години според Регламента на ЕС относно неутрализирането на обезлесяванията?

Пет години: декларацията за проверка на надлежното усърдие плюс доказателствата зад нея

Задължението да се съхраняват документи за пет години се отнася на самата декларация за проверка на надлежното усърдие, заедно с цялата информация и документи, използвани за подкрепата й. Това означава не само формуляра, който се подава в системата за информация на ЕС, но и целия досие около него: геолокационните данни на парцелите, откъдето произхожда продуктът, данни за доставчиците и клиентите в верига, количеството и описанието на продукта, както и документи, доказващи, че производството и търговията са в съответствие със законодателството на страната на произход.

На практика това касае различни материали: договори и фактури, кореспонденция с доставчици, сертификати или разрешения от страната на произход, както и собствената оценка на риска, която е предшествала декларацията. Тези документи трябва да останат съхранени от момента на подаване на декларацията или пускане на продукта на пазара, за да могат компетентните органи да ги поискат при проверка. Кои документи са съответни, зависи от потока на продуктите и позицията в верига; съществото е, че подкреплението на декларацията трябва да остане достъпно толкова дълго, колкото и самата декларация.

Където стои това: членове 4 и 9 на Регламента

Този период на съхранение произтича от Регламент (ЕС) 2023/1115: член 4 регулира задълженията на участниците на пазара по отношение на декларацията за проверка на надлежното усърдие, а член 9 изброява информацията, която трябва да бъде събрана в рамките на задължението за прилежна проверка, като геолокационни данни, информация за доставчици и доказателство за съответствие със съответното законодателство на страната на производство. Пълният текст на двата члена е достъпен на EUR-Lex.