Hvad skal jeg opbevare i fem år under skovrydningsforordningen?

Fem år: due diligence-erklæringen plus beviset bag den

Opbevaringspligten på fem år gælder for due diligence-erklæringen selv sammen med alle oplysninger og dokumenter, der er blevet brugt til at underbygge erklæringen. Det er således ikke kun den formular, der indsendes til EU-informationssystemet, men hele det tilhørende dossier: geolokaliseringsoplysningerne for de parceller, produktet kommer fra, oplysningerne om leverandører og kunder i leveringskæden, mængden og beskrivelsen af produktet samt dokumenter, der viser, at produktion og handel opfyldte lovgivningen i oprindelseslandet.

I praksis drejer det sig om forskelligartet materiale: kontrakter og fakturaer, korrespondance med leverandører, certifikater eller tilladelser fra oprindelseslandet og den egne risicovurdering, som har ført til erklæringen. Disse dokumenter skal opbevares fra det tidspunkt, hvor erklæringen blev indgivet eller produktet blev sat på markedet, så en kompetent myndighed kan anmode om dem under en kontrol. Hvilke dokumenter der præcis er relevante, afhænger af produktstrømmen og rollen i værdikæden; kernepunktet er, at underbyggelsen af erklæringen skal være tilgængelig mindst lige så længe som erklæringen selv.

Hvor dette står: artikel 4 og 9 i forordningen

Denne opbevaringsfrist følger af Forordning (EU) 2023/1115: artikel 4 regulerer markedsaktørernes forpligtelser vedrørende due diligence-erklæringen, og artikel 9 opregner de oplysninger, der skal indsamles som led i due diligence-forpligtelsen, såsom geolokaliseringsdata, leverandørinformationer og bevis for overholdelse af relevant lovgivning i produktionslandet. Den fulde tekst til begge artikler findes på EUR-Lex.