Τι πρέπει να φυλάσσω για πέντε χρόνια σύμφωνα με τον κανονισμό για τα προϊόντα χωρίς αποψίλωση;

Πέντε χρόνια: η δήλωση επιμέλειας δέοντος και το αποδεικτικό υλικό πίσω από αυτήν

Η υποχρέωση διατήρησης πέντε ετών ισχύει για την ίδια τη δήλωση επιμέλειας δέοντος, μαζί με όλες τις πληροφορίες και τα έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν για την υποστήριξή της. Αυτό δεν είναι μόνο το έντυπο που υποβάλλεται στο σύστημα πληροφοριών της ΕΕ, αλλά ολόκληρο το αρχείο γύρω από αυτό: τα δεδομένα γεωεντοπισμού των αγροτεμαχίων από τα οποία προέρχεται το προϊόν, τα δεδομένα σχετικά με τους προμηθευτές και τους πελάτες στην αλυσίδα, η ποσότητα και η περιγραφή του προϊόντος, και τα έγγραφα που αποδεικνύουν ότι η παραγωγή και το εμπόριο συμμορφώθηκαν με τη νομοθεσία της χώρας προέλευσης.

Στην πράξη, πρόκειται για ποικίλο υλικό: συμβάσεις και τιμολόγια, αλληλογραφία με προμηθευτές, πιστοποιητικά ή άδειες από την χώρα προέλευσης, και η δική σας αξιολόγηση κινδύνου που οδήγησε στη δήλωση. Αυτά τα έγγραφα θα πρέπει να διατηρηθούν από τη στιγμή που υποβλήθηκε η δήλωση ή το προϊόν τέθηκε στην αγορά, ώστε μια αρμόδια αρχή να μπορεί να τα ζητήσει κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου. Τα συγκεκριμένα έγγραφα που είναι σχετικά εξαρτώνται από τη ροή του προϊόντος και τον ρόλό σας στην αλυσίδα· το κύριο σημείο είναι ότι η τεκμηρίωση της δήλωσης θα πρέπει να παραμένει διαθέσιμη για τόσο καιρό όσο η δήλωση στην οποία αναφέρεται.

Πού αναφέρεται αυτό: άρθρα 4 και 9 της Κανονισμού

Αυτή η προθεσμία διατήρησης προκύπτει από τον Κανονισμό (ΕΕ) 2023/1115: το άρθρο 4 ρυθμίζει τις υποχρεώσεις των συμμετεχόντων στην αγορά σχετικά με τη δήλωση επιμέλειας δέοντος, και το άρθρο 9 απαριθμεί τις πληροφορίες που πρέπει να συλλεχθούν στο πλαίσιο της υποχρέωσης επιμέλειας δέοντος, όπως δεδομένα γεωεντοπισμού, πληροφορίες προμηθευτών και αποδείξεις συμμόρφωσης με τη σχετική νομοθεσία στη χώρα παραγωγής. Το πλήρες κείμενο και των δύο άρθρων διατίθεται στο EUR-Lex.