O que devo conservar durante cinco anos segundo o Regulamento sobre produtos livres de desflorestação?

Cinco anos: a declaração de diligência devida mais a prova que a fundamenta

A obrigação de conservação de cinco anos aplica-se à declaração de diligência devida propriamente dita, juntamente com todas as informações e documentos utilizados para fundamentar essa declaração. Isto não é apenas o formulário apresentado ao sistema de informação da UE, mas todo o dossiê que o envolve: os dados de geolocalização das parcelas de onde provém o produto, os dados sobre fornecedores e clientes na cadeia, a quantidade e descrição do produto, e os documentos que comprovam que a produção e o comércio estavam em conformidade com a legislação do país de origem.

Na prática, trata-se de material diverso: contratos e faturas, correspondência com fornecedores, certificados ou licenças do país de origem, e a avaliação de risco própria que levou à declaração. Estes documentos devem ser conservados a partir do momento em que a declaração é apresentada ou o produto é colocado no mercado, para que uma autoridade competente possa solicitá-los durante uma inspeção. Que documentos são precisamente relevantes depende da cadeia de produtos e do papel na cadeia de abastecimento; o essencial é que a fundamentação da declaração deve permanecer disponível pelo mesmo período que a declaração a que se refere.

Onde está previsto: artigo 4.º e 9.º do regulamento

Este prazo de conservação decorre do Regulamento (UE) 2023/1115: o artigo 4.º regula as obrigações dos operadores do mercado no que respeita à declaração de diligência devida, e o artigo 9.º enumera as informações que devem ser recolhidas no âmbito da obrigação de diligência, como dados de geolocalização, informações sobre fornecedores e prova de conformidade com a legislação relevante no país de produção. O texto completo de ambos os artigos encontra-se no EUR-Lex.