¿Qué debo conservar durante cinco años según el Reglamento sobre productos libres de deforestación?

Cinco años: la declaración de diligencia debida más la prueba de apoyo

La obligación de conservación de cinco años se aplica a la declaración de diligencia debida en sí, junto con toda la información y los documentos utilizados para fundamentar esa declaración. Por lo tanto, no se trata solo del formulario que se presenta al sistema de información de la UE, sino de todo el expediente: los datos de geolocalización de las parcelas de donde procede el producto, los datos sobre proveedores y clientes en la cadena, la cantidad y descripción del producto, y los documentos que demuestran que la producción y el comercio cumplieron la legislación del país de origen.

En la práctica, se trata de material variado: contratos y facturas, correspondencia con proveedores, certificados o permisos del país de origen, y la evaluación de riesgos propia que ha originado la declaración. Estos documentos deben conservarse desde el momento en que se presenta la declaración o el producto se comercializa, de modo que una autoridad competente pueda solicitarlos durante una inspección. Los documentos exactamente relevantes dependen de la cadena de productos y del papel en la cadena; lo fundamental es que la fundamentación de la declaración debe mantenerse disponible durante el mismo tiempo que la declaración a la que se refiere.

Dónde aparece esto: artículos 4 y 9 del Reglamento

Este plazo de conservación se deriva del Reglamento (UE) 2023/1115: el artículo 4 establece las obligaciones de los operadores en relación con la declaración de diligencia debida, y el artículo 9 enumera la información que debe recopilarse en el marco de la obligación de debida diligencia, como datos de geolocalización, información sobre proveedores y pruebas de cumplimiento de la legislación relevante en el país de producción. El texto completo de ambos artículos se encuentra en EUR-Lex.