Cosa devo conservare per cinque anni secondo il regolamento sulla riduzione della deforestazione?

Cinque anni: la dichiarazione di dovuta diligenza più la documentazione di supporto

L'obbligo di conservazione di cinque anni si applica alla dichiarazione di dovuta diligenza stessa, insieme a tutte le informazioni e i documenti utilizzati per supportarla. Non si tratta quindi solo del modulo presentato al sistema informativo dell'UE, ma dell'intero fascicolo ad esso correlato: i dati di geolocalizzazione dei terreni da cui proviene il prodotto, i dati sui fornitori e i clienti nella catena, la quantità e la descrizione del prodotto, e i documenti che provano che la produzione e il commercio rispettavano la legislazione del paese di origine.

In pratica, si tratta di materiale eterogeneo: contratti e fatture, corrispondenza con i fornitori, certificati o licenze dal paese di origine, e la propria valutazione del rischio che ha portato alla dichiarazione. Questi documenti devono essere conservati a partire dal momento in cui la dichiarazione è stata presentata o il prodotto immesso sul mercato, in modo che un'autorità competente possa richiederli durante un controllo. I documenti esattamente rilevanti dipendono dalla filiera del prodotto e dal ruolo nella catena; l'essenziale è che la documentazione di supporto della dichiarazione rimanga disponibile per lo stesso periodo della dichiarazione a cui si riferisce.

Dove si trova: articoli 4 e 9 del regolamento

Questo termine di conservazione deriva dal Regolamento (UE) 2023/1115: l'articolo 4 disciplina gli obblighi degli operatori del mercato riguardanti la dichiarazione di dovuta diligenza, e l'articolo 9 elenca le informazioni che devono essere raccolte nel contesto dell'obbligo di diligenza, come i dati di geolocalizzazione, le informazioni sui fornitori e la prova del rispetto della legislazione pertinente nel paese di produzione. Il testo completo di entrambi gli articoli è disponibile su EUR-Lex.