Mit kell öt évig megőrizzem az erdőirtás-ellenes rendelet értelmében?

Öt év: a szerződéses nyilatkozat és az azt alátámasztó bizonyítékok

Az öt éves megőrzési kötelezettség a szerződéses nyilatkozatra magára és az adott nyilatkozat alátámasztásához felhasznált összes információra és dokumentumra vonatkozik. Ez tehát nem csupán az EU-s információs rendszerhez benyújtandó nyomtatvány, hanem az egész dokumentációs mappa: azon parcellák geohelymeghatározási adatai, amelyekről a termék származik, az értékesítési lánc szereplőire és vevőire vonatkozó adatok, a termék mennyisége és leírása, valamint azok a dokumentumok, amelyek bizonyítják, hogy a termelés és kereskedelem megfelelt a származási ország jogszabályainak.

A gyakorlatban különféle anyagokról van szó: szerződések és számlák, a beszállítókkal folytatott levelezés, a származási országból származó tanúsítványok vagy engedélyek, valamint az a saját kockázatértékelés, amely a nyilatkozathoz vezetett. Ezeket a dokumentumokat a nyilatkozat benyújtásától vagy a termék piacra helyezésétől számítva meg kell őrizni, hogy a hatáskörrel rendelkező hatóság ellenőrzéskor le tudja kérni azokat. Az adott dokumentumok közül pontosan melyek fontosak, a termékarromtól és a láncon belüli szereptől függ; a lényeg az, hogy a nyilatkozat alátámasztása ugyanaddig maradjon elérhető, mint maga az a nyilatkozat, amelyre vonatkozik.

Jogszabályi alapja: a verordelet 4. és 9. cikkelye

Ez a megőrzési időtartam az (EU) 2023/1115 rendeletből következik: a 4. cikk a szerzödési nyilatkozatra vonatkozó piaci szereplők kötelezettségeit szabályozza, a 9. cikk pedig azokat az információkat sorolja fel, amelyeket a szorgalmas eljárás keretében össze kell gyűjteni, mint például geohelymeghatározási adatok, beszállítói információk és a termelés országában a releváns jogszabályoknak való megfelelés bizonyítékai. Mindkét cikk teljes szövege az EUR-Lex weboldalon található meg.